Después de realizar un pedido en 1688, hay un paso que se suele pasar por alto: informar al almacén de 1688 de lo que va a llegar.
No esperes a que el servicio de mensajería indique que el envío está “entregado”. Antes de que llegue el paquete, envía al almacén tu referencia de cliente, el número de pedido 1688, el nombre del proveedor, el número de seguimiento nacional, el número previsto de paquetes, una breve descripción de la mercancía y cualquier instrucción de inspección o embalaje.
En el caso de un solo paquete, que falte un dato puede suponer solo un pequeño retraso. Sin embargo, para los compradores que realizan pedidos a cinco o diez proveedores, la falta de información se convierte rápidamente en un problema. Una caja puede llegar al almacén correcto en China y, aun así, resultar difícil de identificar si nadie sabe a quién corresponde el pedido ni qué pasos hay que seguir a continuación.
Una regla útil es:
Tu almacén debe saber quién es el propietario del paquete, a qué pedido pertenece y qué quieres que se haga una vez que llegue.
Por qué tu almacén 1688 necesita los datos antes de la entrega
1688: la compra y la recepción en almacén son dos fases distintas del proceso.
Realizas y pagas el pedido en 1688. A continuación, el proveedor envía la mercancía a través de un servicio de mensajería nacional chino.
A partir de ahí, tu almacén 1688 se encarga del paquete físico.
El almacén puede recibir paquetes de muchos proveedores y muchos clientes en un mismo día. Normalmente, el personal no puede ver todo lo que hay en tu cuenta de 1688. Lo que tienen delante es una caja física, una etiqueta de mensajería y la información que se haya facilitado antes de la llegada.
Eso plantea un problema sencillo.
Si el almacén sabe que:
- quién es el cliente;
- qué proveedor envió el paquete;
- qué número de seguimiento recibirás;
- cuántas cajas deberían llegar;
- lo que debería haber dentro;
- qué comprobaciones son necesarias;
El paquete es mucho más fácil de registrar y tramitar.
Si falta esta información, es posible que el personal del almacén tenga que localizar manualmente un paquete no identificado.
Por eso, el mejor momento para organizar tu información es después de que el proveedor haya realizado el envío, pero antes de que el paquete llegue al almacén.
1. Empieza por la referencia de tu cliente o de tu almacén
Lo primero no es identificar el producto. Es identificar tú.
Si tu almacén 1688 te proporciona un ID de cliente, un código de cuenta, unas iniciales u otra referencia de recepción, utiliza esa referencia de forma sistemática.
Siempre que sea posible, inclúyelo en los datos del destinatario al realizar el pedido en 1688.
Por ejemplo, en lugar de facilitar al proveedor únicamente el nombre de una persona de contacto del almacén, los datos de recepción pueden incluir un código de cliente junto con dicho nombre.
Esto es importante porque es posible que el personal del almacén tenga delante varias cajas con datos similares del remitente.
Una referencia de almacén única les ofrece otra forma de identificar el paquete.
No te fíes únicamente de tu nombre. Los nombres pueden escribirse de forma diferente, abreviarse o escribirse mal. Una referencia de almacén suele ser más fácil de identificar de forma coherente.
2. Anota el número de pedido 1688
A continuación, anota el número de pedido 1688.
Esto identifica la transacción de compra y ayuda a relacionar el envío físico con los artículos que has pedido.
Puede resultar útil a la hora de comprobar:
- proveedor;
- producto;
- cantidad;
- color;
- tamaño;
- modelo;
- precio unitario;
- historial de pedidos.
Pero hay una distinción importante:
Tu número de pedido 1688 no es el número de seguimiento del servicio de mensajería nacional.
El número de pedido identifica la transacción.
El número de seguimiento identifica el envío físico.
Para la recepción de mercancías en el almacén, lo normal es que se necesiten ambas cosas.
Si ya te está resultando complicado gestionar los números de seguimiento de varios proveedores, nuestra guía sobre Asignación de 1.688 números de seguimiento a los paquetes del almacén de China explica cómo mantener separados ambos registros.
3. Indica al almacén qué proveedor realiza el envío
La información sobre los proveedores resulta mucho más útil a medida que aumenta el número de pedidos.
Imagina que compras a tres vendedores de 1688:
| Proveedor | Producto | Paquetes previstos |
|---|---|---|
| Proveedor A | Fundas para móviles | 2 |
| Proveedor B | Cables USB | 1 |
| Proveedor C | Cajas para venta al por menor | 3 |
Ya son seis paquetes que van a llegar.
Limitarse a decir al almacén: “Tengo tres pedidos pendientes”, no aporta suficiente información.
Para cada envío, indica tu Almacén de 1688 el nombre de un proveedor o una tienda conocido, junto con una breve descripción del producto.
Si posteriormente se comprueba que el número de seguimiento está incompleto o es incorrecto, la información del proveedor proporciona al almacén otra referencia a la hora de comprobar el paquete.
4. Envía el número de seguimiento nacional tan pronto como el proveedor realice el envío
Esta es la referencia más importante a nivel de parcela.
Una vez que el vendedor de 1688 haya enviado tus productos, normalmente debería aparecer un número de seguimiento del servicio de mensajería nacional chino.
Envíalo a tu almacén en cuanto el proveedor haya realizado el envío. No tiene mucho sentido esperar hasta la entrega.
La normativa china sobre envíos urgentes exige a las empresas de mensajería que gestionen los códigos de albarán junto con los datos de los usuarios y de los paquetes, de modo que se pueda realizar el seguimiento de los envíos. Puedes consultar los requisitos pertinentes en la página web oficial de China Medidas de gestión del mercado de los envíos urgentes.
Para el comprador, la lección práctica es más sencilla: El número de seguimiento es el vínculo más sólido entre el recorrido del servicio de mensajería y la llegada del paquete físico al almacén.
Sin embargo, no debería ser la única información que envíes.
Un pedido de 1688 puede tener varios números de seguimiento
Esto sorprende a muchos compradores que compran por primera vez.
Un pedido no siempre equivale a un paquete.
Por ejemplo, es posible que compres 300 unidades a un proveedor. Debido al tamaño de las cajas o a la disponibilidad de existencias, el vendedor podría enviar:
- una caja hoy;
- caja 2 de hoy;
- Caja 3, mañana.
Esto podría generar tres números de seguimiento diferentes.
Si solo facilitas el primer número a tu almacén 1688, puede que resulte más complicado identificar las dos cajas siguientes.
Cada vez que un proveedor realice un envío, pregunta:
¿Cuántos paquetes o cajas enviaste?
A continuación, recopila todos los números de seguimiento.
Esto es más fiable que dar por sentado que un proveedor equivale a una caja.
5. Indica al almacén cuántos paquetes se esperan recibir
Es fácil pasar por alto el recuento de paquetes, pero esto puede evitar que un pedido incompleto se procese antes de tiempo.
Supongamos que el proveedor dice:
Se han enviado 4 cajas
y tus registros de almacén:
Se han recibido 3 cajas
Te das cuenta enseguida de que puede que aún haya otro paquete en tránsito.
Sin el recuento de cajas previsto, esas tres cajas pueden parecer fácilmente un envío completo.
Esto cobra importancia antes de la inspección, el reempaquetado y, sobre todo, la agrupación de mercancías.
Si el proveedor no puede confirmar la cantidad final de cajas en el primer envío, escribe:
Número de paquetes pendiente: lo actualizaré una vez que lo confirme el proveedor.
Aún así, es mejor que dejar el campo en blanco.
6. Añade una descripción breve y útil del producto
No es necesario que copies el anuncio completo de 1688 en cada mensaje del almacén.
Normalmente basta con una descripción sencilla:
- 50 fundas de móvil negras;
- 100 joyeros;
- 20 botellas de acero inoxidable;
- camisetas de algodón para mujer;
- repuestos para maquinaria;
- Lámparas de escritorio LED.
Evita descripciones como:
- mercancías;
- accesorios;
- muestras;
- productos;
- Mi pedido n.º 1688.
Esas palabras no sirven de gran ayuda para que un almacén de 1688 identifique un paquete desconocido.
En el caso de productos similares, añade uno o dos detalles útiles, como el color, el modelo, la talla o la cantidad.
Una captura de pantalla del producto también puede ser útil si el artículo es difícil de describir.
7. No escribas “Por favor, compruébalo todo”
Esta es una de las mayores diferencias entre limitarse a recibir un paquete y utilizar un almacén de forma adecuada.
Si quieres que se realice una inspección, indica al almacén qué es lo que realmente importa.
“Por favor, comprueba la mercancía” suena claro, pero deja demasiado margen para la interpretación.
En cuanto a la ropa, quizá te interese:
- cantidad;
- color;
- tamaño;
- manchas visibles;
- impresión;
- Etiquetas.
Para productos de embalaje:
- cantidad;
- posición de impresión;
- daños superficiales;
- color;
- dimensiones.
En cuanto a los accesorios:
- modelo;
- finalizar;
- arañazos;
- partes que faltan de forma evidente;
- cantidad.
Tu almacén 1688 no puede saber qué defecto te llevaría a rechazar el pedido a menos que se lo expliques.
Una comprobación visual básica tampoco es lo mismo que una inspección de calidad detallada. Si las dimensiones, el funcionamiento, los materiales u otros requisitos técnicos son importantes, comprueba si el almacén puede realizar esas comprobaciones antes de que lleguen las mercancías.
8. Indica al almacén qué quieres que fotografíen
“Envíame fotos” puede provocar el mismo problema.
Es posible que recibas imágenes generales cuando lo que realmente necesitabas era un primer plano de una etiqueta.
Una mejor forma de expresarlo sería:
- una foto en la que se vea toda la cantidad;
- primer plano de la superficie del producto;
- foto de la etiqueta de la modelo;
- foto del envase comercial;
- una foto de cualquier daño visible;
- Foto de la caja del proveedor antes de abrirla.
En el caso de algunos productos, un vídeo breve puede resultar más útil que otra serie de fotos.
Lo importante no es pedir tantas imágenes como sea posible, sino solicitar pruebas que te ayuden a tomar una decisión.
9. Proporcionar instrucciones de embalaje antes de que comience el reempaquetado
En un almacén de China puede haber varias capas de embalaje:
bolsa de mensajería → caja del proveedor → embalaje para venta al por menor → producto
No todas estas capas tienen el mismo valor.
Quizá te interese deshacerte de una caja de cartón de gran tamaño del proveedor, pero conservar las cajas de venta al público.
O quizá prefieras que el almacén lo deje todo tal y como está.
Avísales antes de volver a empaquetarlo.
Entre las instrucciones útiles se incluyen:
- Guarda todas las cajas originales de venta al público.
- Retira únicamente las bolsas exteriores de mensajería.
- No retires las etiquetas del producto.
- Guarda los manuales y los accesorios junto con cada artículo.
- Ponte en contacto conmigo antes de tirar el embalaje original.
- Retira las cajas exteriores que sobren una vez que haya aprobado la inspección.
Esto es especialmente importante cuando se recurre al reempaquetado para reducir el volumen innecesario de los envíos.
10. Informa a 1688 Warehouse de si otros proveedores siguen realizando envíos
Muchos compradores recurren a un almacén porque no quieren que cada proveedor de 1688 realice sus propios envíos internacionales.
Eso significa que, a menudo, después de recibir algo viene la espera.
Es posible que el proveedor A llegue el lunes.
El proveedor B llega el miércoles.
El proveedor C realiza el envío con retraso y no llega hasta el lunes siguiente.
El almacén necesita saber si los dos primeros paquetes deben seguir adelante o permanecer en el almacén.
Una instrucción clara podría ser:
Recibe e inspecciona este paquete, pero no lo entregués. Todavía están por llegar otros tres pedidos de proveedores. No los agrupés todavía.
Esa sola frase puede evitar que haya que volver a hacer las maletas antes de tiempo.
Si vas a agrupar varios pedidos de proveedores, el siguiente paso se explica en nuestra guía sobre agrupación de paquetes procedentes de China.
11. Indica qué debería hacerse si la inspección detecta un problema
Este es un detalle que se suele pasar por alto en muchas instrucciones de almacén.
No te limites a indicarle al almacén qué debe comprobar. Indícale qué debe hacer si hay algún problema.
Por ejemplo:
- Si falta cantidad, detente y envía fotos.
- Si el color no es el correcto, no lo consolides.
- Si la caja del proveedor está dañada, hazle una foto antes de abrirla.
- Si todo coincide, retén la mercancía de los demás proveedores.
- No realices envíos internacionales hasta que yo apruebe la inspección.
Unas instrucciones claras marcan un punto de parada.
Esto es importante porque, una vez que se han desembalado, mezclado y vuelto a embalar varios paquetes de proveedores, resolver un problema relacionado con un proveedor puede resultar más complicado.
Un ejemplo práctico: tres proveedores y seis paquetes
Así es como podría ser un registro de almacén válido:
| Información | Proveedor A | Proveedor B | Proveedor C |
|---|---|---|---|
| Producto | Fundas para móviles | Cables USB | Cajas impresas |
| Orden de 1688 | Orden A | Orden B | Orden C |
| Números de seguimiento | 2 | 1 | 3 |
| Paquetes previstos | 2 | 1 | 3 |
| Inspección | Cantidad + color | Cantidad + estado visible | Impresión + cantidad |
| Embalaje | Guarda las bolsas de los productos | Quitar la bolsa de mensajería | Guarda las cajas originales |
| Tras la inspección | Esperar | Esperar | Esperar |
| Consolidación | Espera | Espera | Espera |
Ahora compara eso con enviar a tu almacén seis capturas de pantalla del servicio de mensajería sin ninguna explicación.
La primera versión indica al personal qué tipo de paquetes son, cuántos deben llegar y qué hay que hacer.
La segunda hace que el almacén trabaje a la inversa para reconstruir tu pedido.
Una plantilla de mensaje sencilla para tu almacén 1688
Para las compras recurrentes, utiliza siempre el mismo formato.
Referencia del cliente:
[Tu número de almacén]
Proveedor de 1688:
[Nombre del proveedor/de la tienda]
N.º de pedido de 1688:
[Número de pedido]
Servicio de mensajería nacional:
[Courier]
Número(s) de seguimiento:
[Todos los números de seguimiento]
Paquetes previstos:
[Número de cajas/paquetes]
Producto:
[Breve descripción]
Cantidad:
[Cantidad prevista]
Inspección:
[Qué hay que comprobar]
Fotos/vídeo:
[Lo que debería mostrarse]
Embalaje:
[Mantener/eliminar las instrucciones]
Otros pedidos a proveedores:
[Aún por llegar / todo recibido]
Tras la inspección:
[En espera / a la espera de autorización / preparándose para la consolidación]
No hace falta que el mensaje sea largo. Lo que hace falta es que sea completo.
¿Qué pasa si el paquete llega al almacén antes de que envíes los datos?
Son cosas que pasan.
Empieza por el número de seguimiento nacional.
A continuación, indica:
- referencia de cliente;
- proveedor;
- N.º de pedido 1688;
- descripción del producto;
- número previsto de paquetes;
- Captura de pantalla del envío, si está disponible.
El almacén puede comparar esos datos con cualquier paquete no identificado que haya recibido.
Es posible que el paquete se localice rápidamente, pero identificarlo una vez recibido suele suponer más trabajo manual que registrarlo con antelación.
Para conocer con más detalle lo que ocurre durante el registro, consulta nuestra guía sobre el Proceso de recepción en el almacén de China.
1688: Número de pedido, número de seguimiento y referencia de almacén
Estos tres identificadores cumplen funciones diferentes.
| Referencia | Objetivo principal |
|---|---|
| N.º de pedido 1688 | Identifica la operación de compra |
| Número de seguimiento nacional | Identifica el envío por mensajería |
| Referencia de almacén | Identifica al cliente del almacén |
Una bien organizada Almacén de 1688 se pueden utilizar juntos.
El número de pedido indica al personal qué has comprado.
El número de seguimiento les indica qué envío físico ha llegado.
La referencia del almacén les indica quién es el propietario.
Ninguno de ellos es un sustituto perfecto de los otros dos.
¿Qué información es realmente imprescindible?
Si tienes prisa, céntrate en estos siete campos:
- Referencia del cliente o del almacén
- Nombre del proveedor
- N.º de pedido 1688
- Número de seguimiento nacional
- Número previsto de paquetes
- Descripción del producto
- Acción de almacén necesaria
El séptimo campo es importante.
Un almacén no solo tiene que saber qué contiene el paquete.
Tiene que saberlo qué quieres que se haga con ello.
Por ejemplo:
Solo recibir
es diferente de:
Recibir → abrir → contar → fotografiar → esperar a que dé mi visto bueno
y ambos son distintos de:
Recibir → no abrir → esperar a otros tres proveedores
Esa distinción es lo que convierte la simple recepción de paquetes en un flujo de trabajo organizado en el almacén.
Preguntas frecuentes
¿Debo enviar mi número de pedido 1688 o mi número de seguimiento al almacén?
Lo ideal es que envíes ambos. El número de pedido 1688 identifica tu transacción de compra, mientras que el número de seguimiento nacional identifica el paquete físico que se desplaza desde el proveedor hasta tu almacén.
¿Cuándo debo enviar el número de seguimiento?
Envíalo en cuanto el proveedor envíe el pedido y se disponga del número de seguimiento del servicio de mensajería nacional. Si esperas a que el paquete ya se haya entregado, el almacén tendrá menos tiempo para prepararse para su recepción e identificación.
¿Qué ocurre si un proveedor de 1688 envía varios paquetes?
Envía todos los números de seguimiento e indica al almacén cuántos paquetes o cajas esperas recibir. Un pedido 1688 puede dividirse en varios envíos físicos.
¿Tengo que enviar el enlace del producto de 1688?
No siempre. A menudo basta con una descripción breve y concreta del producto. Un enlace al producto o una captura de pantalla resultan útiles cuando el artículo es difícil de identificar o cuando se quiere que el almacén compruebe datos específicos del producto.
¿Debería enviar las instrucciones de inspección antes de que llegue el paquete?
Sí. Si necesitas comprobaciones de cantidad, fotografías, comprobaciones de color, comprobaciones del estado exterior u otros trabajos de inspección, envía esos requisitos antes de la recepción siempre que sea posible.
¿Debería informar al almacén de otros pedidos de 1688 que aún no han llegado?
Sí. Si posteriormente se van a agrupar varios pedidos de proveedores, informa al almacén de qué envíos están aún pendientes y pídele que retenga la mercancía recibida hasta que estés listo para la agrupación.
¿Puede el almacén eliminar los embalajes innecesarios?
En función de los productos y del servicio que solicites, es posible que se retiren los embalajes de mensajería o transporte innecesarios durante el reembalaje. Indica claramente qué cajas de venta al por menor, etiquetas, manuales o accesorios deben conservarse.
Antes de que llegue el paquete: comprobación final
Antes de que cada envío de un proveedor de 1688 llegue a tu almacén en China, hazte tres preguntas.
¿Puede el almacén identificar al propietario?
Indica la referencia de tu cliente o de tu almacén.
¿Puede el almacén identificar el envío?
Envía al proveedor el número de pedido de 1688, el número de seguimiento, el número de paquetes y la descripción del producto.
¿Sabe el almacén qué hacer a continuación?
Envía las instrucciones relativas a la inspección, las fotografías, el embalaje, el almacenamiento y la agrupación de mercancías.
Si la respuesta a las tres preguntas es «sí», recibir se vuelve mucho más fácil.
Un Almacén de 1688 resulta especialmente útil cuando no es solo una dirección de entrega. Se convierte en el punto en el que se identifican, comprueban y organizan los paquetes de los proveedores antes de la siguiente fase del envío internacional.
El proceso comienza antes de que llegue el mensajero.
Envía la información con antelación, anota todos los números de seguimiento y da instrucciones concretas. Así, el almacén tendrá muchas más posibilidades de gestionar correctamente cada paquete a la primera.