La recepción en el almacén de China es el proceso que consiste en enviar las mercancías adquiridas a proveedores chinos a un almacén local antes de su envío internacional.
En lugar de pedir a cada proveedor que realice envíos al extranjero por separado, los compradores pueden enviar productos procedentes de 1688, Pinduoduo, fábricas y otros vendedores chinos a un único almacén. El almacén recibe cada paquete, registra su llegada, identifica al cliente, comprueba el embalaje exterior y prepara la mercancía para su inspección, agrupación, reempaquetado o exportación.
Este servicio resulta especialmente útil para los compradores internacionales que realizan compras en 1688. El Grupo Alibaba describe 1688 como un mercado mayorista integrado líder en el mercado nacional chino, lo que significa que muchos vendedores operan principalmente dentro de los sistemas nacionales de pago y entrega de China, en lugar de ofrecer un servicio completo de gestión de pedidos internacionales.
Esta guía explica con detalle cómo funciona la recepción de mercancías en los almacenes de China, qué información deben facilitar los compradores y qué ocurre una vez que el paquete del proveedor llega al almacén.
¿Qué es la recepción de mercancías en los almacenes de China?
La recepción en el almacén de China es la primera fase operativa entre la entrega nacional del proveedor y el envío internacional del comprador.
El almacén actúa como un punto de recepción controlado en el que las mercancías procedentes de uno o varios proveedores pueden:
- Recibido y registrado
- Asignado al cliente correcto
- Se ha comprobado que no haya daños externos visibles
- Abierto para su inspección
- Fotografiado o grabado en vídeo
- Almacenado temporalmente
- Agrupado con otros pedidos
- Reembalado para su transporte internacional
- Entregado a un transportista
- Envíos internacionales
El albarán de almacén no confirma automáticamente que los productos sean correctos, estén completos, sean funcionales o sean aptos para la exportación. Solo confirma que el paquete físico ha llegado y se ha registrado.
Es necesario realizar una inspección por separado para comprobar los productos que hay en su interior.
Por qué los compradores internacionales recurren a un almacén en China
Para recibir pedidos de proveedores nacionales chinos
Muchos proveedores de las plataformas mayoristas chinas están acostumbrados a realizar envíos a direcciones nacionales.
Un almacén en China ofrece:
- Una dirección de entrega en China
- Nombre de una persona de contacto local
- Un número de teléfono chino
- Una referencia de cliente o de paquete
- Un punto de recogida conocido por los servicios de mensajería nacionales
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Combinar productos de varios proveedores
Un comprador puede adquirir los envases a un proveedor, los accesorios a otro y los productos acabados a un tercero.
Sin un almacén, cada proveedor podría realizar envíos internacionales en paquetes independientes. Esto puede dar lugar a gastos de transporte repetidos, múltiples trámites aduaneros y un embalaje poco uniforme.
Un almacén permite al comprador reunir los productos compatibles antes de preparar el envío definitivo.
Para inspeccionar la mercancía antes de que salga de China
Una vez que los productos se envían al extranjero, las devoluciones pueden resultar costosas y llevar mucho tiempo.
La inspección en el almacén y la confirmación mediante fotografías ofrecen al comprador la oportunidad de detectar posibles problemas visibles mientras la mercancía aún se encuentra en China.
Entre los posibles problemas se incluyen:
- Cantidad incorrecta
- Modelo incorrecto
- Color incorrecto
- Daños visibles
- Accesorios que faltan
- Embalaje de venta al por menor dañado
- Errores de envío por parte de los proveedores
Para mejorar el embalaje a nivel internacional
Los embalajes para envíos nacionales suelen estar diseñados para el transporte de corta distancia dentro de China.
Puede que no sea adecuado para:
- Transporte aéreo de larga distancia
- Transporte marítimo
- Varios puntos de manipulación
- Inspecciones aduaneras
- Entrega de última milla en el extranjero
Un almacén puede retirar los embalajes exteriores endebles o innecesarios y preparar cajas de cartón más resistentes para la exportación.
Cómo funciona el proceso de recepción en los almacenes de China
Paso 1: Ponte en contacto con el almacén antes de realizar el pedido
Los compradores deben ponerse en contacto con el almacén antes de facilitar la dirección a un proveedor.
Es posible que el almacén tenga que revisar:
- Enlace al producto
- Categoría de producto
- Cantidad
- Valor estimado
- País de destino
- Código postal de destino
- Peso y dimensiones estimados
- Información sobre la batería
- Contenido en forma líquida o en polvo
- Componentes magnéticos
- Servicios de almacén solicitados
Este análisis es importante porque no todos los productos pueden utilizar todas las vías de transporte.
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No des por sentado que el recibo físico de almacén garantiza que el envío sea apto para el envío internacional.
Paso 2: Obtener la dirección correcta del almacén
Una vez revisado el producto, el almacén facilita la información relativa a la recepción.
Esto suele incluir:
- Persona de contacto
- Número de teléfono
- Dirección completa en chino
- Referencia de cliente
- Instrucciones para la identificación de los paquetes
La referencia del cliente es especialmente importante.
Un almacén puede recibir cientos de paquetes de diferentes proveedores. Si el paquete no incluye un nombre, un código o un número de seguimiento identificables, es posible que el personal del almacén no sepa a qué cliente pertenece.
Formato de dirección de ejemplo
Una instrucción de recepción puede contener:
Contacto: Referencia de cliente + contacto del almacén
Teléfono: Número de teléfono del almacén en chino
Dirección: Dirección completa del almacén en chinoEl comprador debe copiar la dirección tal cual en el pedido al proveedor.
Por lo general, conviene conservar los caracteres chinos, ya que los vendedores y los servicios de mensajería nacionales utilizan el formato de dirección chino.
Paso 3: Realizar el pedido al proveedor
El comprador realiza el pedido directamente al proveedor e indica el almacén como dirección de entrega en el país.
Antes de realizar el pago, confirma lo siguiente:
- Especificaciones del producto
- Cantidad
- Color
- Modelo
- Tamaño
- Precio unitario
- Gastos de envío nacional
- Plazo de tramitación
- Embalaje
- Condiciones de devolución
- Referencia de almacén
Guarda los siguientes registros:
- Lista de productos
- Número de pedido
- Conversación con el proveedor
- Historial de pagos
- Factura
- Número de seguimiento nacional
Estos registros pueden ayudar al almacén a identificar el paquete y servir de apoyo en posteriores procedimientos de inspección, aduaneros o de reclamación.
Paso 4: Enviar el número de seguimiento nacional
Una vez realizado el envío, el proveedor deberá facilitar un número de seguimiento para envíos dentro de China.
Envía ese número al almacén junto con:
- Nombre del cliente
- Nombre del proveedor
- Número de pedido
- Número de paquetes previstos
- Descripción del producto
- Instrucciones especiales de inspección
La información previa sobre el seguimiento ayuda al almacén a prepararse para la llegada del paquete y a localizarlo de forma más eficiente.
Sin un número de seguimiento, la identificación del paquete puede tardar más tiempo.
Paso 5: El paquete llega al almacén
Cuando el servicio de mensajería nacional entrega el paquete, el personal del almacén elabora un albarán de recepción.
El expediente puede incluir:
- Fecha de llegada
- Número de seguimiento nacional
- Empresa de mensajería
- Número de parcelas
- Referencia de cliente
- Información sobre el proveedor
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- Peso o dimensiones iniciales
Es posible que también se fotografíe el paquete cuando llegue.
¿Qué confirma el recibo de almacén?
El albarán de almacén confirma que:
- El paquete ha llegado físicamente
- Se ha registrado el número de seguimiento disponible
- El paquete se asignó a un cliente siempre que fue posible
- Se tomó nota del estado exterior visible
¿Qué es lo que no confirma un recibo de almacén?
No se confirma automáticamente:
- Cantidad interna exacta
- Calidad del producto
- Autenticidad del producto
- Funcionalidad del producto
- Color o modelo correcto
- Accesorios que faltan
- Cumplimiento de la lista de proveedores
- Requisitos para la exportación
- Requisitos de importación
Estas cuestiones requieren una comprobación adicional.
Paso 6: Se asigna el paquete al cliente
El personal del almacén utiliza la información disponible para identificar al propietario.
Esto puede incluir:
- Referencia de cliente
- Nombre del destinatario
- Número de seguimiento nacional
- Nombre del proveedor
- Número de pedido de la plataforma
- Fotografías de productos
- Capedta edrtaslaa pl nl dpueido
Una identificación correcta evita que la mercancía de un cliente se mezcle con el envío de otro cliente.
Los paquetes a los que les falten referencias podrán almacenarse en un almacén sin identificar hasta que se aporten pruebas suficientes.
Es posible que el comprador tenga que enviar:
- Captura de pantalla del envío del proveedor
- Información de seguimiento
- Enlace al producto
- Historial de pagos
- Detalles del pedido
Paso 7: Se comprueba el embalaje exterior
Antes de abrir el paquete, el almacén puede comprobar su estado exterior visible.
Entre las observaciones más habituales se encuentran:
- Cartón aplastado
- Bolsa de mensajería rasgada
- Exposición al agua
- Envase abierto
- Falta una cinta
- Deformación visible
- Caja exterior dañada
- Etiñca rrue icanqetodt aoada
Si se observan daños graves, el almacén puede informar al comprador antes de proceder a su manipulación.
Las fotografías tomadas a la llegada también pueden ayudar a distinguir los problemas de embalaje del proveedor de los daños que puedan producirse posteriormente durante el transporte internacional.
Paso 8: Se abre el paquete para su inspección
Si se ha solicitado una inspección, el personal del almacén abre el embalaje de transporte del proveedor.
Una inspección básica puede incluir:
- Cantidad
- Modelo
- Color
- Indicación de la talla
- Aspecto general
- Arañazos visibles
- Rotura
- Componentes que faltan
- Embalaje del producto
- Errores evidentes de los proveedores
El alcance exacto de la inspección debe acordarse con antelación.
La inspección básica tiene sus limitaciones
Una inspección visual básica no sustituye al control de calidad profesional.
Normalmente no incluye:
- Pruebas de laboratorio
- Inspección de componentes internos
- Ensayos destructivos
- Pruebas funcionales a largo plazo
- Certificación de seguridad eléctrica
- Autenticación profesional de marcas
- Certificación reglamentaria
- Auditoría de fábrica
En el caso de productos técnicamente complejos, que requieran un alto nivel de seguridad o de gran valor, es posible que los compradores necesiten recurrir a una empresa especializada en control de calidad.
Paso 9: Las fotos o los vídeos se envían a través de WhatsApp
Tras abrir el paquete, el personal del almacén puede tomar fotografías o grabar vídeos nítidos.
Pueden aparecer los siguientes síntomas:
- Productos que contiene la caja
- Cantidad del producto
- Color
- Número de modelo
- Etiquetas
- Accesorios
- Cajas para venta al por menor
- Estado visible
- Embalaje del proveedor
- Daños o discrepancias
A continuación, los materiales se pueden enviar al comprador a través de WhatsApp para su confirmación.
El comprador revisa la mercancía y decide cuál será el siguiente paso.
Las instrucciones disponibles pueden incluir:
- Recibir la mercancía
- Solicitar fotografías adicionales
- Solicitar una vista ampliada de una etiqueta
- Pide las medidas
- Guarda la mercancía
- Devuelve la mercancía al proveedor
- Pide al proveedor que sustituya un artículo
- Proceder a la consolidación y al reempaquetado
Esta fase ofrece al comprador una mayor visibilidad antes del envío internacional.
Paso 10: Las mercancías se almacenan temporalmente
Tras la recepción o la inspección, la mercancía puede permanecer en el almacén mientras el comprador espera:
- Paquetes adicionales para proveedores
- Productos de sustitución
- Aprobación del cliente
- Instrucciones para volver a embalar
- Presupuestos de envío
- Información aduanera
- Pago
- Datos del destino final
En 1688 Delivery, cada paquete incluye 30 días naturales de almacenamiento gratuito a partir de la fecha de llegada registrada.
Cada paquete tiene su propia fecha de llegada. Por ejemplo, los paquetes recibidos en días diferentes pueden tener fechas de vencimiento del almacenamiento gratuito distintas.
Una vez finalizado el periodo de almacenamiento gratuito, podrían aplicarse cargos adicionales por almacenamiento de acuerdo con las condiciones del almacén o el presupuesto.
Paso 11: Se agrupan varios pedidos
Una vez que hayan llegado todos los paquetes previstos de los proveedores, se podrán agrupar los productos compatibles.
El almacén puede:
- Ordenar productos por cliente
- Combinar paquetes de varios proveedores
- Retirar las bolsas de mensajería nacional
- Retira las cajas de cartón externas que estén en mal estado
- Elimina el relleno innecesario
- Separar los productos incompatibles
- Organizar los productos en menos cajas
La agrupación de envíos puede simplificar el transporte, pero un menor número de cajas no siempre implica un menor coste total.
El resultado final depende de:
- Tamaño del producto
- Peso real
- Dimensiones de la caja
- Fragilidad
- Restricciones de circulación
- Requisitos aduaneros
- Límites de la aseguradora
Paso 12: Se retira el embalaje exterior innecesario
El personal del almacén puede desechar los embalajes externos que ya no ofrezcan una protección útil.
Algunos ejemplos son:
- Bolsas para envíos nacionales
- Cajas de envío dañadas
- Cajas duplicadas
- Cinta usada
- Exceso de relleno
- Embalajes de transporte de grandes dimensiones
Normalmente, el embalaje original del producto debe tratarse de forma diferente.
A menos que el comprador dé otras instrucciones, el almacén deberá conservar, por regla general:
- Cajas para venta al por menor
- Envases de marca
- Etiquetas de productos
- Manuales
- Accesorios
- Tarjetas de garantía
Los compradores que necesiten que se conserven todos los embalajes deben facilitar instrucciones por escrito antes de que comience el reempaquetado.
Paso 13: La mercancía se vuelve a embalar de forma segura
Tras la agrupación, las mercancías se preparan para el método de envío seleccionado.
Los materiales de reempaquetado pueden incluir:
- Cajas de repuesto
- Plastico de burbujas
- Espuma
- Envoltura impermeable
- Cinta reforzada
- Protección de esquinas
- Separadores de productos
- Palés
- Marcos de madera
- Cajas de madera
El método de envasado debe reflejar:
- Fragilidad del producto
- Peso
- Forma
- Método de transporte
- Destino
- Requisitos del transportista
Se pueden enviar fotografías del «antes» y el «después» al comprador para su confirmación definitiva.
Paso 14: Se registran el peso y las dimensiones finales
Tras el reempaquetado, el almacén realiza la medición del envío final.
El expediente puede incluir:
- Número de cajas
- Peso real
- Longitud de la caja
- Ancho de la caja
- Altura de la caja
- Volumen total de envíos
Estos datos se utilizan para elaborar un presupuesto de envío más preciso.
La estimación inicial facilitada antes de la llegada al almacén puede variar si:
- Las dimensiones facilitadas por el proveedor eran inexactas
- Han llegado más productos
- El embalaje era más grande de lo esperado
- Se necesitaban materiales de protección
- En el envío se utilizaron varias cajas de cartón
- Las mercancías estaban sujetas a restricciones o tenían unas dimensiones excesivas
Paso 15: El comprador elige una opción de envío
El comprador suele tener dos opciones principales.
Entrega al transportista del comprador
El almacén puede entregar el envío completo a un transportista u otro almacén en China.
El comprador deberá presentar:
- Dirección completa en chino
- Persona de contacto
- Número de teléfono
- Código de cliente
- Referencia de almacén
- Recibir instrucciones
Una vez que el transportista del comprador ha aceptado la mercancía, el transporte posterior se gestiona, por lo general, según el acuerdo que el comprador haya establecido con dicho proveedor.
El envío internacional lo gestiona el proveedor del almacén
El servicio de almacén también puede encargarse de:
- Mensajería urgente
- Transporte aéreo de mercancías
- Transporte marítimo
- Transporte ferroviario
- Transporte por camión
- Envío agrupado
- Entrega puerta a puerta (DDP)
La disponibilidad depende del producto, el destino y los requisitos actuales de la compañía aérea.
Paso 16: Se prepara la documentación aduanera
Antes de realizar un envío internacional, el comprador debe facilitar información precisa sobre la mercancía.
Entre la información habitual se incluye:
- Nombre del producto
- Material
- Cantidad
- Valor unitario
- Valor total
- Uso previsto
- Marca
- País de origen
- Código del SA
- Datos del destinatario
El Sistema Armonizado es utilizado por más de 200 países y economías como base para los aranceles aduaneros y las estadísticas de comercio internacional. Clasifica las mercancías objeto de comercio en grupos de clasificación estandarizados.
Evita descripciones aduaneras imprecisas como, por ejemplo:
- Piezas
- Accesorios
- Muestras
- Regalos
- Productos generales
Utiliza una descripción clara, como por ejemplo:
- Funv pe éaseladito oadfácrósmpn stloiles
- Camisetas de algodón
- Utensilios de cocina de acero inoxidable
- Lámparas de mesa LED
Las autoridades aduaneras tienen la última palabra en materia de clasificación, valoración y despacho de mercancías.
Problemas habituales en la recepción de mercancías en el almacén
Falta la referencia del cliente
Un proveedor envía el paquete a la dirección correcta, pero se olvida de indicar el código de cliente.
Es posible que en el almacén no sepan quién es el propietario.
Prevención: Envía al proveedor las instrucciones exactas para la entrega y facilítale el número de seguimiento con antelación.
Varios paquetes en un mismo pedido
Un proveedor puede dividir un pedido en varios paquetes.
Prevención: Solicita al proveedor todos los números de seguimiento e informa al almacén del número de paquetes previsto.
Productos incorrectos
El proveedor envía un color, un modelo o una cantidad incorrectos.
Solución: Solicitar una confirmación mediante fotografía antes de autorizar el envío internacional.
Embalaje del proveedor dañado
La caja llega aplastada o mojada.
Solución: Documentar el estado, comprobar los productos y sustituir el embalaje antes de la exportación.
Los productos sujetos a restricciones llegan sin autorización
Llegan de forma inesperada envíos que contienen pilas, líquidos, polvos o imanes.
Solución: Proporcione toda la información sobre el producto antes de realizar el pedido. Algunos productos requieren rutas específicas, documentación, embalaje o la autorización del transportista. Las baterías, por ejemplo, están sujetas a los requisitos de transporte de mercancías peligrosas.
El cliente no responde
La mercancía permanece almacenada mientras el almacén espera instrucciones.
Prevención: Estar atento a WhatsApp y al correo electrónico, y responder antes de que caduque el periodo de almacenamiento gratuito.
Ejemplo ilustrativo de recepción de mercancías en un almacén
Un comprador internacional adquiere accesorios para el hogar a tres proveedores de 1688.
El proveedor A envía dos cajas de cartón. El proveedor B envía una bolsa de mensajería. El proveedor C envía cuatro paquetes más pequeños.
El almacén:
- Recibe los siete paquetes
- Registra todos los números de seguimiento nacionales
- Empareja los paquetes con el comprador
- Comprueba el embalaje exterior
- Abre los paquetes
- Comprueba la cantidad, el color y el estado exterior
- Envía fotos a través de WhatsApp
- Recibe la aprobación del comprador
- Elimina los embalajes de mensajería innecesarios
- Agrupa la mercancía en tres cajas de cartón más resistentes
- Registra el peso y las dimensiones finales
- Ofrece opciones de envío internacional
- Realiza el envío
- Envía el número de seguimiento disponible
Este es un ejemplo ilustrativo. El proceso real depende de los productos, las instrucciones del cliente y la ruta de envío.
Lista de comprobación para la recepción de mercancías en el almacén de China
Antes de enviar la mercancía, comprueba que has facilitado:
- Enlace al producto
- Descripción del producto
- Destino
- Cantidad prevista
- Nombre del proveedor
- Número de pedido
- Número de seguimiento nacional
- Referencia de cliente
- Instrucciones de inspección
- Reqo isdtblmu esiaeaje
- Detalles del producto restringido
- Preferencia de envío definitiva
Antes de realizar un envío internacional, comprueba lo siguiente:
- Se han identificado las mercancías
- Se e cacidemant osarsnldsrsvielih e paoeión
- Se han solucionado los problemas evidentes
- La consolidación ha finalizado
- Las instrucciones originales del embalaje son claras
- Ya está disponible la información definitiva sobre el embalaje
- Las descripciones aduaneras son exactas
- Se han confirmado los gastos de envío
- Los datos del destinatario son correctos
- Se han tenido en cuenta los requisitos en materia de seguros
Preguntas frecuentes
¿La recepción en el almacén incluye la inspección de los productos?
No de forma automática. La recepción confirma la llegada del paquete. La inspección del producto requiere que se abra el paquete y se comprueben los detalles del producto acordados.
¿Cómo sabré cuándo llega el paquete?
El almacén puede enviar un mensaje de llegada, un albarán de recepción o una fotografía del paquete a través de WhatsApp o por correo electrónico.
¿Pueden varios proveedores de 1688 utilizar la misma dirección de almacén?
Sí. Los paquetes deben incluir la referencia correcta del cliente, y se debe facilitar al almacén todos los números de seguimiento de envíos nacionales.
¿Puede el almacén devolver la mercancía al proveedor?
Sí, siempre que el proveedor haya autorizado la devolución y el cliente facilite la dirección de devolución correcta y las instrucciones pertinentes. Es posible que se apliquen gastos de transporte y gestión de la devolución en el mercado nacional.
¿Puedo guardar productos en el almacén mientras espero otros pedidos?
Sí, siempre que se respete el periodo de almacenamiento gratuito del almacén y se apliquen los cargos correspondientes a partir de entonces.
¿La llegada al almacén garantiza el envío internacional?
No. El producto debe seguir cumpliendo con las normas de la empresa de transporte, los requisitos de exportación y la normativa de importación del país de destino.
¿Puede el almacén realizar el envío directamente a mi cliente?
Es posible que se ofrezca el envío internacional o la entrega puerta a puerta (DDP), dependiendo del producto y del destino.
¿Debería revisar todos los paquetes?
Se recomienda encarecidamente realizar una inspección cuando la precisión, el estado o el valor comercial del producto sean importantes. El nivel de inspección necesario depende del riesgo y la complejidad del pedido.
Conclusión
El servicio de recepción en almacén en China ofrece a los compradores internacionales un punto de control entre la entrega del proveedor nacional y el envío internacional.
El proceso comienza antes de realizar el pedido. El comprador debe confirmar que el producto cumple los requisitos, obtener la dirección correcta del almacén y asegurarse de que cada paquete contenga una referencia de cliente identificable.
Tras su llegada, el almacén registra el paquete, comprueba su estado exterior y lo asigna al cliente correspondiente. A continuación, el paquete puede abrirse, inspeccionarse y fotografiarse para enviar la confirmación por WhatsApp.
Una vez aprobadas, las mercancías procedentes de distintos proveedores pueden almacenarse, consolidarse, reempaquetarse y prepararse para su entrega al transportista del comprador o a un destino internacional.
Un proceso de recepción bien gestionado mejora la visibilidad, reduce los problemas de identificación de los paquetes y ofrece a los compradores la oportunidad de resolver los problemas evidentes relacionados con los proveedores antes de que sus mercancías salgan de China.
1688 Delivery es un servicio independiente de almacenamiento y envío gestionado por VANTAGE WORLDWIDE TRADING LIMITED. No está afiliado ni cuenta con el respaldo oficial de 1688.com, Alibaba Group, Pinduoduo ni ninguna de sus empresas asociadas.
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