Si compras a varios proveedores en 1688, hacer el seguimiento de los pedidos es solo la mitad del trabajo. Lo más complicado suele ser averiguar qué número de seguimiento de 1688 corresponde a cada paquete una vez que la mercancía empieza a llegar a tu almacén en China.
Un proveedor puede dividir un mismo pedido en tres cajas. Otro puede agrupar varios productos bajo un mismo número de seguimiento nacional. Algunos paquetes pueden llegar el lunes, mientras que el resto llega al almacén dos días después.
La forma más sencilla de mantener esto bajo control es anotar el número de seguimiento, el proveedor, el número de pedido de 1688 y la cantidad prevista de cajas antes de que cada envío llegue al almacén. Cuando el almacén registra la entrada de un paquete, esos datos pueden cotejarse con el registro de recepción.
Esto cobra especial importancia cuando se compran productos a varios proveedores y se tiene previsto agruparlo todo en un único envío internacional.
Por qué es importante el número de seguimiento 1688 para la correspondencia de paquetes en el almacén
En la recepción de mercancías en el almacén, el número de seguimiento 1688 se utiliza principalmente para asociar un paquete recibido por mensajería con el pedido del proveedor y el expediente del cliente correspondientes. Cuando se compra a varios proveedores, esto cobra mucha más importancia que el simple hecho de comprobar si un paquete sigue en tránsito.
Antes de que llegue la mercancía, anota el número de seguimiento nacional junto con el nombre del proveedor, el número de pedido de 1688, la cantidad prevista de cajas y tu referencia de almacén. Cuando el servicio de mensajería entregue el paquete, el almacén podrá comparar esos datos con la etiqueta de envío y el registro de recepción.
Si primero necesitas saber dónde encontrar el número o cómo funciona un número de seguimiento 1688, consulta nuestra Guía sobre el número de seguimiento 1688.
Cómo asociar un número de seguimiento 1688 a un paquete del almacén
El mejor momento para organizar la información es antes de que lleguen las mercancías.
Para cada envío de un proveedor, lleva un registro sencillo que incluya:
- N.º de pedido 1688
- Nombre del proveedor
- Servicio de mensajería nacional
- Número de seguimiento 1688
- Número de cajas previstas
- Breve descripción del producto
- Estado de la recepción en almacén
Una hoja básica podría tener este aspecto:
| Pedido | Proveedor | Número de seguimiento | Número previsto de cajas | Estado del almacén |
|---|---|---|---|---|
| Orden A | Proveedor A | SF123456 | 1 | Recibido |
| Orden B | Proveedor B | Teorema 234567 de Young | 2 | 1 de 2 recibidas |
| Orden C | Proveedor C | ZTO345678 | 1 | En tránsito |
| Orden D | Proveedor D | Diamante amarillo 456789 | 3 | 3 de 3 recibidos |
Cuando un paquete llega al almacén, el personal puede comparar la etiqueta del servicio de mensajería con el número que has facilitado.
Si el número de seguimiento coincide, el paquete se puede asociar al cliente y al pedido correctos.
Si no coincide, es posible que el almacén tenga que comprobar información adicional, como por ejemplo:
- nombre del remitente o del proveedor;
- referencia del destinatario;
- código de almacén del cliente;
- número de pedido;
- tipo de producto;
- cantidad por caja.
Por lo tanto, el número de seguimiento es la referencia principal, pero no debería ser la única.
Por qué un pedido de 1688 puede tener varios números de seguimiento
Una fuente habitual de confusión es dar por sentado que un pedido siempre genera un paquete.
En la práctica, eso no suele ser así.
El proveedor realiza los envíos por lotes
Es posible que algunos artículos estén disponibles de inmediato, mientras que otros aún se están fabricando o reponiendo.
En lugar de esperar a recibir el pedido completo, el proveedor puede enviar primero los productos disponibles.
Por ejemplo:
- Número de seguimiento A — primer envío
- N.º de seguimiento B — existencias restantes
- N.º de seguimiento C — artículo de sustitución
Por lo tanto, es posible que su almacén solo reciba una parte del pedido el primer día.
Los productos se envían desde distintos almacenes
Algunos vendedores disponen de existencias en más de una ciudad china.
Es posible que un artículo se envíe desde Guangzhou y otro desde Yiwu.
Ambos productos pueden formar parte del mismo pedido de 1688, pero tener números de seguimiento distintos.
Un pedido grande se divide en varias cajas
Los pedidos al por mayor suelen requerir más de una caja.
Un proveedor puede asignar un número a cada caja o varios números de caja dentro de un mismo envío.
Antes de dar por finalizado el pedido, pregunta al proveedor:
¿Cuántas cajas físicas has enviado?
Esa pregunta suele ser más útil que limitarse a pedir el número de seguimiento.
Un número de seguimiento también puede corresponder a varias cajas
También se da la situación contraria.
Una empresa de mensajería puede aceptar varias cajas como un solo envío y asignarles un único número de seguimiento principal.
Por ejemplo:
SF123456
podría significar:
- Caja 1 de 3
- Caja 2 de 3
- Caja 3 de 3
Si en tus registros solo aparece el número de seguimiento, podrías dar por hecho que la entrega se ha completado cuando solo han llegado dos cajas.
En el caso de pedidos de mayor volumen, anota siempre:
número de seguimiento + cantidad prevista de cajas
Este pequeño detalle evita un número sorprendente de conflictos en los almacenes.
Qué hay que registrar cuando un proveedor facilita un número de seguimiento
Una vez que el proveedor facilite el número de seguimiento nacional, anótalo junto con la información que necesitará el almacén para identificar el paquete que va a recibir.
- N.º de pedido 1688
- Nombre del proveedor
- Empresa de mensajería
- Número de seguimiento nacional
- Número previsto de cajas
- Breve descripción del producto
- Tu referencia de cliente o de almacén
Cuando se dispone de los datos del transportista, los compradores también pueden comprobar el seguimiento del paquete a través del servicio oficial de seguimiento de Cainiao antes de comparar el historial de seguimiento con la información de recepción del almacén.
El número de seguimiento debe considerarse la referencia principal del paquete, pero resulta más eficaz cuando se combina con los datos del pedido y del proveedor. Esto cobra especial importancia cuando un pedido de 1688 se divide en varios envíos o cuando varios proveedores envían mercancías al mismo almacén. Esa diferencia resulta fundamental cuando un pedido se divide en varios paquetes.
Cómo se comprueba en el departamento de recepción del almacén que el paquete de 1688 es el correcto
Una vez que el servicio de mensajería entrega el paquete, el almacén utiliza el número de seguimiento nacional junto con la información sobre el proveedor, el pedido y la referencia del cliente para asociar el paquete al registro de recepción correcto.
Es posible que la empresa de mensajería indique que el paquete se ha entregado antes de que el almacén haya terminado de escanearlo y registrarlo. Para la comprobación de paquetes, lo importante es confirmar que el número de seguimiento aparece en el registro de recepción del almacén y que está vinculado al proveedor y a la cantidad de cajas esperadas.
Si quieres saber qué significa el estado “Llegado al almacén” y qué suele ocurrir tras la recepción en el almacén, consulta nuestra Guía de seguimiento de envíos: 1688 llegó al almacén.ing.
Otro texto: Se están clasificando y escaneando varios paquetes de proveedores de 1688 tras su llegada a un almacén en China
En 1688 figura como entregado, pero el almacén no tiene constancia de ello
Esta es una de las preguntas más habituales que plantean los compradores.
Esto no significa automáticamente que el paquete se haya perdido.
Hay varias explicaciones más plausibles.
El paquete está pendiente de registro
Durante los periodos de mayor volumen de recepciones, es posible que el paquete ya se encuentre en el almacén, pero que aún esté pendiente de ser escaneado o de que se le asigne al cliente correspondiente.
El proveedor utilizó datos de destinatario erróneos
Si el proveedor se ha olvidado de indicar tu referencia de cliente o el código de almacén, es posible que el personal no sepa de inmediato a quién pertenece el paquete.
El número de seguimiento nacional cobra especial importancia en esta situación.
El proveedor envió un número de seguimiento incorrecto
En ocasiones, los proveedores envían un número obsoleto o copian el número de otro envío.
Comprueba si el historial de seguimiento indica realmente que la entrega se ha realizado en la ciudad y la dirección correctas del almacén.
Solo ha llegado una parte del envío
Si el proveedor ha dividido un pedido en varias cajas, es posible que el primer paquete aparezca como entregado mientras que el resto de cajas aún están en tránsito.
Por eso, siempre que sea posible, el estado de las existencias en el almacén debería comprobarse a nivel de caja, en lugar de a nivel de pedido.
Cómo identifica un almacén chino tus paquetes de 1688
Un almacén bien organizado suele utilizar varias referencias a la vez.
Número de seguimiento nacional
A menudo, esta es la forma más rápida de asociar un paquete recibido por mensajería con un registro de cliente ya existente.
Referencia del cliente o código de almacén
Muchos almacenes asignan un identificador único a cada cliente.
Si es posible, incluye ese código en los datos del destinatario al realizar los pedidos.
Información sobre el proveedor
El nombre del remitente, el nombre de la empresa o el número de teléfono pueden ayudar a confirmar el origen del paquete.
N.º de pedido 1688
Esto ofrece otra referencia a la hora de comprobar la compra, aunque puede que no siempre figure claramente en la etiqueta física de envío.
Información sobre el producto
Si aún así no se puede identificar el paquete, el personal puede comparar el tipo de producto, la cantidad o el embalaje previstos con la información facilitada por el comprador.
Por eso, enviar los datos del envío antes de la llegada resulta mucho más eficaz que intentar identificar una caja desconocida más adelante.
Una hoja de seguimiento práctica para varios proveedores de 1688
No hace falta un software caro para gestionar diez o veinte envíos de proveedores.
A menudo basta con una hoja de cálculo.
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| N.º de pedido 1688 | Referencia del pedido |
| Proveedor | Nombre del proveedor |
| Producto | Breve descripción |
| Mensajería | Pequeña escala / Media escala / Gran escala |
| Número de seguimiento | Número de seguimiento nacional |
| Número previsto de cajas | 1, 2, 3… |
| Recibido en almacén | Sí / No / Parcial |
| Inspección | Pendiente / Finalizado |
| Consolidación | En espera / Listo |
| Seguimiento internacional | Añadido tras el envío |
Actualiza la hoja cada vez que un proveedor realice un envío.
Cuando el almacén confirme la recepción, marca ese envío de inmediato.
Esto resulta especialmente útil cuando estás esperando los últimos uno o dos paquetes antes de organizar la agrupación de envíos.
¿Qué información debes enviar al almacén?
Para cada envío 1688 que llegue, envía información suficiente para que el almacén pueda identificar el paquete sin tener que adivinarlo.
Lo ideal sería incluir:
- nombre del cliente o referencia del almacén;
- nombre del proveedor;
- N.º de pedido 1688;
- empresa de mensajería;
- Número de seguimiento 1688;
- número previsto de cajas;
- breve descripción de los productos;
- instrucciones de inspección, si fuera necesario.
Por ejemplo:
Proveedor: Proveedor A de Guangzhou
Número de seguimiento: SF123456789
Número previsto de cajas: 2
Mercancías: Accesorios para el móvil
Inspección: Comprueba la cantidad y si la caja presenta daños visibles
Eso es mucho más útil que enviar un mensaje que diga:
“Me va a llegar un paquete”.”
Por qué es importante la compatibilidad de los paquetes antes de la consolidación
El verdadero valor de los números de seguimiento queda patente cuando se compran productos a varios proveedores.
Supongamos que cinco proveedores envían mercancías al mismo almacén.
Llegan cuatro envíos.
El quinto todavía está en tránsito.
Si la agrupación de envíos se inicia demasiado pronto, es posible que ese paquete que falta tenga que enviarse por separado más adelante.
Eso puede significar:
- otros gastos de gestión;
- otro envío internacional;
- un mayor coste total del transporte;
- trámites aduaneros adicionales;
- retraso en la entrega final.
Antes de confirmar la consolidación, compara tu hoja de seguimiento con la lista de recepción del almacén.
Comprueba que:
- todos los proveedores han realizado envíos;
- Se han recibido todos los números de seguimiento previstos;
- las cantidades por caja coinciden;
- se ha completado la inspección obligatoria;
- No hay ningún paquete conocido que siga en tránsito nacional.
Solo entonces debería pasar el envío, como es habitual, a la fase de reempaquetado y envío internacional.
Errores habituales con los números de seguimiento 1688
La mayoría de los problemas de seguimiento no se deben a cuestiones logísticas complejas. Suelen deberse a la falta de información.
Guardar el número de pedido, pero no el número de seguimiento
El número de pedido te indica lo que has comprado.
No te indica qué paquete de qué empresa de mensajería ha llegado.
Guárdalas las dos.
Si se parte de la base de que un proveedor equivale a una caja
Pregunta siempre cuántas cajas se han enviado realmente.
Envío de la información de seguimiento una vez que el paquete ha llegado a su destino
Si en el almacén ya hay una caja sin identificar, identificarla manualmente lleva más tiempo.
Envía el número antes de llegar, siempre que sea posible.
Combinación de seguimientos nacionales e internacionales
Colócalos en columnas separadas.
El número de teléfono fijo suele incluir:
proveedor → almacén de China
El número internacional suele comenzar con:
almacén → destino en el extranjero
Consolidar antes de que llegue el último paquete
Un almacén solo puede agrupar lo que ha recibido físicamente.
Comprueba primero todos los números de seguimiento previstos.
¿Qué número de seguimiento debes utilizar para la comprobación en el almacén?
En el caso de los envíos 1688 que se reciban, el almacén debería utilizar principalmente el Número de seguimiento nacional de China que se asigna a cada envío del proveedor. Se trata del número que se asigna al paquete durante su trayecto desde el proveedor hasta el almacén de China.
Los números de seguimiento internacionales se generan posteriormente, una vez que la mercancía recibida se ha agrupado y enviado al extranjero. Por lo tanto, deben mantenerse separados de los registros de seguimiento nacionales que se utilizan para la recepción en el almacén.
Cuando se agrupen varios paquetes de proveedores en un único envío internacional, conserva los números de seguimiento nacionales originales en tus registros de recepción. De este modo, resultará más fácil confirmar que se han recibido todos los paquetes previstos antes de que comience la agrupación.
Confirmar cada paquete antes de la agrupación
Antes de solicitar al almacén que agrupe tus pedidos de 1688, compara tus registros de seguimiento con los paquetes que se han recibido realmente.
Comprueba que:
- Se han recibido todos los números de seguimiento nacionales previstos;
- la cantidad de cajas recibidas coincide con la información de envío del proveedor;
- cada paquete se ha asignado al proveedor y al pedido de 1688 correspondientes;
- no hay envíos fraccionados ni números de seguimiento adicionales que sigan en tránsito;
- se haya realizado cualquier inspección o confirmación fotográfica necesaria.
Esta comprobación final ayuda a evitar que se pase por alto un paquete de un proveedor al combinar varios pedidos de 1688 en un único envío internacional. «ehouse» no significa necesariamente que toda la compra esté lista para salir de China.
Reflexiones finales
La forma más sencilla de gestionar varios pedidos de 1688 es considerar cada envío físico como un registro independiente.
Guarda el número de seguimiento de 1688, el proveedor, el número de pedido y la cantidad prevista de cajas antes de que el paquete llegue a tu almacén en China. A continuación, compara esos datos con el registro de recepción del almacén cuando llegue cada paquete.
Esto facilita la detección de envíos fraccionados, el seguimiento de cajas no identificadas y hace que la consolidación sea mucho más segura.
Con un solo proveedor, es posible que puedas gestionarlo todo de memoria.
Con diez proveedores y veinte paquetes entrantes, un registro de seguimiento claro ahorra mucho tiempo y puede evitar que se olvide una caja entera.
Más información:
Cómo la consolidación en almacenes de China puede reducir los costes de envío DDP
Agente de compras de 1688 + envío DDP: la forma más sencilla de importar desde China