Après avoir passé commande sur 1688, il y a une étape qu'on oublie facilement : prévenir l'entrepôt 1688 de l'arrivée de votre commande.
N'attendez pas que le transporteur indique que le colis a été “ livré ”. Avant l'arrivée du colis, communiquez à l'entrepôt votre référence client, le numéro de commande 1688, le nom du fournisseur, le numéro de suivi national, le nombre de colis prévu, une brève description des marchandises, ainsi que toute instruction relative au contrôle ou à l'emballage.
Pour un colis isolé, l'absence d'une seule information ne causera peut-être qu'un léger retard. Mais pour les acheteurs qui passent commande auprès de cinq ou dix fournisseurs, un manque d'informations devient rapidement un problème. Un colis peut arriver au bon entrepôt en Chine et rester difficile à identifier si personne ne sait à qui il appartient ni quelle doit être la suite du processus.
Voici une règle utile :
Votre entrepôt doit savoir à qui appartient le colis, à quelle commande il se rapporte et ce que vous souhaitez qu'on en fasse une fois qu'il sera arrivé.
Pourquoi votre entrepôt 1688 a besoin de ces informations avant la livraison
1688 : les achats et la réception des marchandises en entrepôt constituent deux étapes distinctes du processus.
Vous passez et réglez votre commande sur 1688. Le fournisseur expédie ensuite les marchandises via un service de livraison national chinois.
C'est ensuite votre entrepôt 1688 qui prend en charge le colis.
L'entrepôt peut recevoir le même jour des colis provenant de nombreux fournisseurs et de nombreux clients. En règle générale, le personnel n'a pas accès à l'intégralité des informations contenues dans votre compte 1688. Il dispose uniquement du colis physique, de l'étiquette d'expédition et des informations fournies avant l'arrivée du colis.
Cela pose un problème simple.
Si l'entrepôt sait que :
- qui est le client ;
- quel fournisseur a envoyé le colis ;
- quel numéro de suivi vous recevrez ;
- combien de cartons devraient arriver ;
- ce qu'il devrait y avoir à l'intérieur ;
- quelles vérifications sont nécessaires ;
le colis est beaucoup plus facile à enregistrer et à traiter.
Si ces informations font défaut, le personnel de l'entrepôt pourrait être amené à rechercher manuellement un colis non identifié.
C'est pourquoi le meilleur moment pour organiser vos informations est après l'expédition par le fournisseur, mais avant que le colis n'arrive à l'entrepôt.
1. Commencez par la référence client ou la référence d'entrepôt
La première étape ne consiste pas à identifier le produit. Il s'agit d'identifier toi.
Si votre entrepôt 1688 vous fournit un identifiant client, un code de compte, des initiales ou toute autre référence de réception, veillez à utiliser cette référence de manière cohérente.
Dans la mesure du possible, indiquez-le dans les informations relatives au destinataire lors de la passation de la commande sur 1688.
Par exemple, au lieu de ne fournir au fournisseur que le nom d'un interlocuteur du magasin, les informations relatives à la réception peuvent inclure un code client en plus de ce nom.
C'est important car les employés de l'entrepôt peuvent se retrouver face à plusieurs colis dont les coordonnées de l'expéditeur sont similaires.
Un numéro de référence d'entrepôt unique leur offre un autre moyen d'identifier le colis.
Ne vous fiez pas uniquement à votre nom. Les noms peuvent être saisis différemment, abrégés ou mal orthographiés. Une référence d'entrepôt est généralement plus facile à faire correspondre de manière cohérente.
2. Enregistrez le numéro de commande 1688
Ensuite, notez le numéro de commande 1688.
Ce numéro permet d'identifier la transaction d'achat et facilite l'association entre l'envoi physique et les articles que vous avez commandés.
Cela peut s'avérer utile lors de la vérification :
- fournisseur ;
- produit ;
- quantité ;
- couleur ;
- taille ;
- modèle ;
- prix unitaire ;
- historique des commandes.
Il y a toutefois une distinction importante :
Votre numéro de commande 1688 n'est pas le numéro de suivi de votre colis par service de livraison national.
Le numéro de commande identifie la transaction.
Le numéro de suivi permet d'identifier l'envoi physique.
Pour la réception des marchandises en entrepôt, on a généralement besoin des deux.
Si la gestion des numéros de suivi commence déjà à s'avérer compliquée avec plusieurs fournisseurs, notre guide sur correspondance entre 1 688 numéros de suivi et les colis provenant des entrepôts chinois explique comment distinguer ces deux types d'enregistrements.
3. Indiquer à l'entrepôt quel fournisseur effectue l'expédition
Les informations sur les fournisseurs gagnent considérablement en utilité à mesure que le nombre de commandes augmente.
Imaginez que vous achetiez auprès de trois vendeurs sur 1688 :
| Fournisseur | Produit | Colis attendus |
|---|---|---|
| Fournisseur A | Coques de téléphone | 2 |
| Fournisseur B | Câbles USB | 1 |
| Fournisseur C | Boîtes destinées à la vente au détail | 3 |
Ça fait déjà six colis en cours de livraison.
Se contenter de dire à l'entrepôt : “ J'ai trois commandes qui vont arriver ”, ne fournit pas suffisamment d'informations.
Pour chaque envoi, indiquez votre Entrepôt 1688 le nom d'un fournisseur ou d'un magasin connu, accompagné d'une brève description du produit.
Si un numéro de suivi s'avère par la suite incomplet ou erroné, les informations relatives au fournisseur fournissent à l'entrepôt une autre référence pour vérifier le colis.
4. Envoyez le numéro de suivi national dès que le fournisseur expédie la commande
Il s'agit de la référence la plus importante au niveau de la parcelle.
Une fois que le vendeur de 1688 aura expédié vos articles, un numéro de suivi du service de livraison national chinois devrait normalement être disponible.
Envoyez-le à votre entrepôt dès que le fournisseur l'aura expédié. Il n'y a guère d'intérêt à attendre la livraison.
La réglementation chinoise en matière de livraison express impose aux opérateurs de messagerie de gérer les codes des bordereaux d'expédition ainsi que les informations relatives aux utilisateurs et aux colis, afin de permettre le suivi des envois. Vous pouvez consulter les exigences applicables sur le site officiel chinois Mesures de gestion du marché de la livraison express.
Pour l'acheteur, la leçon à retenir est plus simple : Le numéro de suivi constitue le lien le plus solide entre le trajet effectué par le transporteur et l'arrivée du colis physique à l'entrepôt.
Cela ne devrait toutefois pas être la seule information que vous transmettiez.
Une commande de 1688 peut comporter plusieurs numéros de suivi
C'est un piège dans lequel tombent de nombreux primo-accédants.
Une commande ne correspond pas toujours à un colis.
Par exemple, vous pouvez acheter 300 pièces auprès d'un fournisseur. En raison de la taille des cartons ou de la disponibilité des stocks, le vendeur peut expédier :
- carton n° 1 aujourd'hui ;
- carton n° 2 aujourd’hui ;
- carton n° 3 demain.
Cela peut générer trois numéros de suivi différents.
Si vous ne communiquez que le premier numéro à votre entrepôt 1688, il pourrait s'avérer plus difficile de faire correspondre les deux cartons suivants.
Chaque fois qu'un fournisseur effectue une livraison, demandez-lui :
Combien de colis ou de cartons avez-vous envoyés ?
Récupérez ensuite tous les numéros de suivi.
C'est plus fiable que de partir du principe qu'un fournisseur correspond à un colis.
5. Indiquez à l'entrepôt le nombre de colis attendus
On a tendance à négliger le nombre de colis, mais cela peut empêcher qu'une commande incomplète ne soit traitée trop tôt.
Imaginons que le fournisseur dise :
4 cartons expédiés
et vos registres d'entrepôt :
3 cartons reçus
On se rend tout de suite compte qu'il se peut qu'un autre colis soit encore en cours d'acheminement.
Sans le nombre de cartons prévu, ces trois cartons peuvent facilement donner l'impression d'une livraison complète.
Cela revêt une importance particulière avant l'inspection, le reconditionnement et surtout le regroupement.
Si le fournisseur n'est pas en mesure de confirmer le nombre définitif de cartons lors de la première expédition, veuillez indiquer :
Nombre de colis en attente — Je mettrai à jour cette information dès que j'aurai reçu la confirmation du fournisseur.
C'est tout de même mieux que de laisser ce champ vide.
6. Ajoutez une description courte et pertinente du produit
Il n'est pas nécessaire de copier l'intégralité de la fiche produit 1688 dans chaque message d'entrepôt.
Une simple description suffit généralement :
- 50 coques de téléphone noires ;
- 100 boîtes à bijoux ;
- 20 bouteilles en acier inoxydable ;
- T-shirts en coton pour femmes ;
- pièces de rechange pour machines ;
- Lampes de bureau à LED.
Évitez les descriptions telles que :
- marchandises ;
- accessoires ;
- échantillons ;
- produits ;
- ma commande n° 1688.
Ces informations ne sont guère utiles à un entrepôt de 1688 pour identifier un colis inconnu.
Pour les produits similaires, ajoutez un ou deux détails utiles, tels que la couleur, le modèle, la taille ou la quantité.
Une capture d'écran du produit peut également s'avérer utile si celui-ci est difficile à décrire.
7. N’écrivez pas “ Veuillez tout vérifier ”
C'est l'une des principales différences entre le simple fait de réceptionner un colis et l'utilisation optimale d'un entrepôt.
Si vous souhaitez faire réaliser un contrôle, précisez à l'entrepôt ce qui compte vraiment.
“ Veuillez vérifier la marchandise ” : cette formulation semble claire, mais elle laisse trop de place à l’interprétation.
En matière de vêtements, vous pourriez vous intéresser à :
- quantité ;
- couleur ;
- taille ;
- taches visibles ;
- impression ;
- Étiquettes.
Pour les produits d'emballage :
- quantité ;
- position d'impression ;
- dommages superficiels ;
- couleur ;
- dimensions.
Pour les accessoires :
- modèle ;
- terminer ;
- rayures ;
- éléments manquants manifestes ;
- quantité.
Votre entrepôt 1688 ne peut pas savoir quel défaut vous amènerait à refuser la commande si vous ne le lui expliquez pas.
Un contrôle visuel sommaire diffère également d’un contrôle qualité approfondi. Si les dimensions, le fonctionnement, les matériaux ou d’autres exigences techniques sont importants, vérifiez si l’entrepôt est en mesure d’effectuer ces contrôles avant l’arrivée des marchandises.
8. Indiquez à l'entrepôt ce que vous souhaitez faire photographier
“ Envoie-moi des photos ” peut poser le même problème.
Il se peut que vous receviez des photos d'ensemble alors que ce dont vous aviez réellement besoin, c'était d'un gros plan sur une seule étiquette.
Une meilleure formulation serait :
- une photo montrant la quantité totale ;
- gros plan sur la surface du produit ;
- photo de l'étiquette du modèle ;
- photo de l'emballage destiné à la vente au détail ;
- une photo de tout dommage visible ;
- photo du carton du fournisseur avant ouverture.
Pour certains produits, une courte vidéo peut s'avérer plus utile qu'une nouvelle série de photos.
L'objectif n'est pas de demander le plus grand nombre possible d'images, mais de demander des éléments qui vous aideront à prendre une décision.
9. Donner les consignes d'emballage avant le début du réemballage
Dans un entrepôt chinois, on peut trouver plusieurs couches d'emballage :
sac de livraison → carton du fournisseur → emballage de vente au détail → produit
Ces couches n'ont pas toutes la même valeur.
Vous souhaiterez peut-être vous débarrasser d'un carton de livraison trop volumineux, tout en conservant les emballages de vente au détail.
Ou bien vous préférez peut-être que l'entrepôt ne touche à rien.
Prévenez-les avant de refaire vos valises.
Voici quelques conseils utiles :
- Conservez tous les emballages d'origine.
- Retirez uniquement les pochettes d'expédition extérieures.
- Ne retirez pas les étiquettes du produit.
- Conservez les notices et les accessoires avec chaque article.
- Contactez-moi avant de jeter l'emballage d'origine.
- Retirez les cartons d'emballage extérieurs superflus une fois que j'aurai validé le contrôle.
Cela revêt une importance particulière lorsque le reconditionnement est utilisé pour réduire le volume d'expédition inutile.
10. Indiquez à 1688 Warehouse si d'autres fournisseurs continuent d'expédier leurs produits
De nombreux acheteurs ont recours à un entrepôt car ils ne souhaitent pas que chaque fournisseur de 1688 effectue lui-même ses envois à l'international.
Cela signifie que la réception est souvent suivie d'une période d'attente.
Le fournisseur A pourrait arriver lundi.
Le fournisseur B arrive mercredi.
Le fournisseur C livre en retard et ne livre que le lundi suivant.
L'entrepôt doit savoir si les deux premiers colis doivent être acheminés ou rester en stock.
Une consigne claire pourrait être :
Réceptionnez et vérifiez ce colis, mais ne le livrez pas tout de suite. Trois autres commandes de fournisseurs sont encore en cours d'acheminement. Ne les regroupez pas pour l'instant.
Cette simple phrase peut éviter de devoir refaire ses valises avant l'heure.
Si vous regroupez plusieurs commandes fournisseurs, l'étape suivante est décrite dans notre guide consacré à regroupement des colis en provenance de Chine.
11. Précisez ce qui doit se passer si l'inspection met en évidence un problème
C'est un détail que de nombreuses consignes d'entrepôt omettent.
Ne vous contentez pas d'indiquer au service logistique ce qu'il doit vérifier. Précisez-lui ce qu'il doit faire en cas de problème.
Par exemple :
- Si la quantité est insuffisante, arrêtez-vous et envoyez des photos.
- Si la couleur n'est pas la bonne, ne procédez pas à la consolidation.
- Si le carton du fournisseur est endommagé, prenez-le en photo avant de l'ouvrir.
- Si tout correspond, conservez les marchandises destinées aux autres fournisseurs.
- N'effectuez aucune expédition à l'international tant que je n'aurai pas validé l'inspection.
Des instructions claires permettent de marquer une pause.
C'est important car, une fois que plusieurs paquets provenant de fournisseurs ont été déballés, mélangés et reconditionnés ensemble, il peut s'avérer plus compliqué de résoudre un problème lié à un fournisseur.
Un exemple concret : trois fournisseurs et six colis
Voici à quoi pourrait ressembler un enregistrement d'entrepôt exploitable :
| Informations | Fournisseur A | Fournisseur B | Fournisseur C |
|---|---|---|---|
| Produit | Coques de téléphone | Câbles USB | Boîtes imprimées |
| Commande de 1688 | Commande A | Ordonnance B | Ordonnance C |
| Numéros de suivi | 2 | 1 | 3 |
| Colis attendus | 2 | 1 | 3 |
| Inspection | Quantité + couleur | Quantité + état visible | Impression + quantité |
| Emballage | Conservez les emballages des produits | Retirer le sac d'expédition | Conservez les emballages d'origine |
| Après inspection | Attendez | Attendez | Attendez |
| Consolidation | Attends | Attends | Attends |
Comparez cela à l'envoi à votre entrepôt de six captures d'écran de messages de messagerie instantanée sans aucune explication.
La première version indique au personnel de quoi il s'agit, combien de colis doivent arriver et comment procéder.
La deuxième option oblige l'entrepôt à remonter le fil pour reconstituer votre commande.
Un modèle de message simple pour votre entrepôt 1688
Pour les achats récurrents, utilisez systématiquement le même format.
Référence client :
[Numéro d'identification de votre entrepôt]
Fournisseur 1688 :
[Nom du fournisseur/du magasin]
Numéro de commande 1688 :
[Numéro de commande]
Livraison en France :
[Courier]
Numéro(s) de suivi :
[Tous les numéros de suivi]
Colis attendus :
[Nombre de cartons/colis]
Produit :
[Brève description]
Quantité :
[Quantité prévue]
Inspection :
[Ce qu'il faut vérifier]
Photos/vidéo :
[Ce qui devrait être affiché]
Conditionnement :
[Conserver/supprimer les instructions]
Autres commandes auprès de fournisseurs :
[À venir / tout reçu]
Après inspection :
[Mettre en attente / attendre la validation / préparer la consolidation]
Ce n'est pas la longueur du message qui compte, mais son exhaustivité.
Que se passe-t-il si le colis arrive à l'entrepôt avant que vous n'ayez transmis les informations ?
Ça arrive.
Commencez par le numéro de suivi national.
Indiquez ensuite :
- référence client ;
- fournisseur ;
- Numéro de commande 1688 ;
- description du produit ;
- nombre prévu de colis ;
- une capture d'écran de l'expédition, si disponible.
L'entrepôt peut comparer ces informations avec celles des colis non identifiés qu'il a reçus.
Le colis peut certes être retrouvé rapidement, mais son identification à son arrivée nécessite généralement plus de travail manuel que son enregistrement préalable.
Pour en savoir plus sur le déroulement de l'enregistrement, consultez notre guide consacré à l' Processus de réception dans les entrepôts chinois.
1688 : Numéro de commande, numéro de suivi et référence d'entrepôt
Ces trois identifiants ont des fonctions différentes.
| Référence | Objectif principal |
|---|---|
| Numéro de commande 1688 | Identifie la transaction d'achat |
| Numéro de suivi national | Identifie l'envoi par transporteur |
| Référence d'entrepôt | Identifie le client de l'entrepôt |
Une organisation bien structurée Entrepôt 1688 on peut les utiliser ensemble.
Le numéro de commande permet au personnel de savoir ce que vous avez acheté.
Le numéro de suivi leur permet de savoir quel colis a été livré.
La référence de l'entrepôt leur indique à qui il appartient.
Aucun des trois ne remplace parfaitement les deux autres.
Quelles informations sont réellement indispensables ?
Si vous êtes pressé, concentrez-vous d'abord sur ces sept champs :
- Référence client ou entrepôt
- Nom du fournisseur
- Numéro de commande 1688
- Numéro de suivi national
- Nombre de colis prévu
- Description du produit
- Action requise en entrepôt
Le septième champ est important.
Un entrepôt ne doit pas seulement savoir de quoi s'agit-il dans ce colis ?.
Il faut qu'il sache ce que vous souhaitez qu'on en fasse.
Par exemple :
Réception uniquement
est différent de :
Réception → ouverture → comptage → prise de photos → attente de mon accord
et les deux sont différents de :
Réception → conserver le colis fermé → attendre trois autres fournisseurs
C'est cette distinction qui transforme la simple réception de colis en un processus d'entrepôt bien organisé.
FAQ
Dois-je envoyer mon numéro de commande 1688 ou mon numéro de suivi à l'entrepôt ?
Dans l'idéal, envoyez les deux. Le numéro de commande 1688 identifie votre transaction d'achat, tandis que le numéro de suivi national identifie le colis physique acheminé du fournisseur vers votre entrepôt.
Quand dois-je envoyer le numéro de suivi ?
Envoyez-le dès que le fournisseur expédie la commande et que le numéro de suivi du transporteur national est disponible. Attendre que le colis ait déjà été livré réduit le temps dont dispose l'entrepôt pour préparer la réception et l'identification des marchandises.
Que se passe-t-il si un fournisseur 1688 envoie plusieurs colis ?
Envoyez tous les numéros de suivi et indiquez à l'entrepôt le nombre de colis ou de cartons que vous prévoyez de recevoir. Une commande 1688 peut être divisée en plusieurs envois physiques.
Dois-je envoyer le lien vers le produit sur 1688 ?
Pas toujours. Une description courte et précise du produit suffit souvent. Un lien vers le produit ou une capture d'écran est utile lorsque l'article est difficile à identifier ou lorsque vous souhaitez que l'entrepôt vérifie des détails spécifiques concernant le produit.
Dois-je envoyer des instructions d'inspection avant l'arrivée du colis ?
Oui. Si vous avez besoin d'un contrôle des quantités, de photos, d'un contrôle des couleurs, d'un contrôle de l'état extérieur ou de tout autre type de contrôle, veuillez nous communiquer ces exigences avant la réception, dans la mesure du possible.
Dois-je signaler à l'entrepôt les autres commandes passées sur 1688 qui ne sont pas encore arrivées ?
Oui. Si plusieurs commandes fournisseurs doivent être regroupées ultérieurement, indiquez à l'entrepôt quelles livraisons sont encore attendues et demandez-lui de conserver les marchandises reçues jusqu'à ce que vous soyez prêt à procéder au regroupement.
L'entrepôt peut-il retirer les emballages superflus ?
En fonction des produits et du service que vous demandez, les emballages de livraison ou de transport superflus peuvent être retirés lors du reconditionnement. Précisez clairement quels emballages d'origine, étiquettes, notices ou accessoires doivent être conservés.
Avant la livraison du colis : vérification finale
Avant que chaque livraison d'un fournisseur 1688 n'arrive à votre entrepôt en Chine, posez-vous trois questions.
L'entrepôt peut-il identifier le propriétaire ?
Indiquez votre référence client ou d'entrepôt.
L'entrepôt est-il en mesure d'identifier l'envoi ?
Envoyez au fournisseur le numéro de commande 1688, le numéro de suivi, le nombre de colis et la description des produits.
L'entrepôt sait-il quelle est la prochaine étape ?
Envoyez les instructions relatives à l'inspection, aux photos, à l'emballage, à la mise en attente et au groupage.
Si la réponse à ces trois questions est « oui », il devient beaucoup plus facile de recevoir.
Un Entrepôt 1688 Elle s'avère particulièrement utile lorsqu'elle ne sert pas uniquement d'adresse de livraison. Elle devient le lieu où les colis des fournisseurs sont identifiés, contrôlés et triés avant la prochaine étape de l'expédition internationale.
Le processus commence avant l'arrivée du livreur.
Envoyez les informations suffisamment tôt, notez tous les numéros de suivi et donnez des instructions précises. Cela permettra à l'entrepôt d'avoir beaucoup plus de chances de traiter correctement chaque colis dès la première fois.