Le service de regroupement de commandes 1688 permet aux acheteurs étrangers de regrouper les marchandises provenant de plusieurs fournisseurs 1688 dans un entrepôt situé en Chine avant leur expédition à l'international. Au lieu d'envoyer séparément chaque colis de chaque fournisseur à l'étranger, l'entrepôt réceptionne les colis, les recoupe avec vos numéros de suivi, vérifie les articles reçus, attend les cartons nécessaires, puis reconditionne les marchandises compatibles en un ou plusieurs envois internationaux prévus.
Cela s'avère particulièrement utile lorsque vous passez des commandes auprès de plusieurs vendeurs sur 1688. Il est rare que les différents fournisseurs expédient leurs marchandises en même temps, et il arrive même qu'un fournisseur divise une commande en plusieurs colis nationaux. Un bon processus de regroupement des commandes sur 1688 repose donc sur les numéros de suivi, le nombre de cartons, les registres de réception de l'entrepôt, l'inspection et une bonne coordination dans le temps.
Qu'est-ce que le regroupement de commandes 1688 ?
Le regroupement des commandes 1688 consiste à envoyer les achats effectués auprès de différents fournisseurs 1688 vers un même entrepôt en Chine et à trier ces marchandises avant leur départ de Chine.
Par exemple, un vendeur en ligne étranger pourrait acheter :
- vêtements provenant du fournisseur A ;
- emballages imprimés provenant du fournisseur B ;
- accessoires provenant du fournisseur C ;
- pièces de rechange provenant du fournisseur D.
Ces fournisseurs ne coordonnent pas leurs livraisons. Chaque vendeur choisit généralement lui-même son transporteur national et la date d'expédition.
L'entrepôt sert de point de rendez-vous.
Au lieu de réexpédier immédiatement chaque colis, elle peut réceptionner les marchandises, identifier la commande à laquelle elles correspondent, vérifier l'envoi, conserver les colis jusqu'à l'arrivée des commandes restantes, puis préparer l'envoi international définitif.
C'est là l'objectif principal du regroupement des commandes de 1688.
Pourquoi les 1 688 commandes passées auprès de différents fournisseurs sont-elles livrées séparément ?
1688 est une place de marché regroupant des fournisseurs indépendants.
Si vous achetez auprès de cinq vendeurs, vous ne créez pas un seul envoi physique. Vous créez cinq commandes distinctes auprès de fournisseurs différents, chacune avec son propre état des stocks, son calendrier d'emballage, son transporteur et son délai d'expédition.
Un vendeur peut expédier la commande sous 24 heures.
Une autre peut prendre quatre jours.
Un tiers peut envoyer d'abord une partie de la commande, puis le reste ultérieurement.
Cela donne lieu à une situation courante :
4 fournisseurs → 6 numéros de suivi → 9 cartons → 1 expédition internationale prévue
C'est pourquoi les acheteurs ne devraient pas se baser uniquement sur le nombre de fournisseurs pour gérer le regroupement des commandes sur 1688.
La question la plus pertinente est la suivante :
Combien de colis physiques l'entrepôt doit-il recevoir avant que le regroupement ne commence ?
Quelles informations devez-vous transmettre à l'entrepôt ?
L'entrepôt a besoin d'informations suffisantes pour associer chaque colis physique à votre commande.
Dans l'idéal, envoyez ces informations avant l'arrivée du colis.
| Informations | Pourquoi est-ce important ? |
|---|---|
| Témoignage client | Indique à qui appartient la parcelle |
| Numéro de commande 1688 | Associe le colis à l'achat |
| Nom du fournisseur | Permet d'identifier l'expéditeur |
| Service de livraison national | Facilite le suivi |
| Numéro de suivi | Identifie l'envoi physique |
| Nombre de cartons prévu | Indique si l'expédition est terminée |
| Description du produit | Permet de clarifier les situations concernant les parcelles dont le statut n'est pas clair |
| Consignes d'inspection | Indique à l'entrepôt ce qui doit être vérifié |
Un simple tableur peut très bien faire l'affaire si vous passez commande auprès de nombreux fournisseurs.
Pour chaque expédition, notez :
Fournisseur → Numéro de commande → Numéro de suivi → Nombre de cartons prévu → Statut en entrepôt
Cela facilite considérablement la gestion du regroupement des commandes 1688.
Pour consulter une liste de contrôle plus détaillée avant votre arrivée, rendez-vous sur 1688 Warehouse : ce qu’il faut envoyer avant l’arrivée de votre colis.
Une commande de 1688 peut comporter plusieurs numéros de suivi
Il s'agit de l'une des étapes les plus importantes du regroupement des commandes de 1688.
Une erreur courante consiste à supposer que :
1 fournisseur = 1 numéro de suivi = 1 colis
Ce n'est souvent pas le cas.
Imaginons que vous commandiez 500 unités auprès d'un fournisseur.
Le vendeur peut disposer :
- 300 unités disponibles dès aujourd'hui ;
- 200 unités prêtes trois jours plus tard.
Le fournisseur pourrait donc créer deux expéditions nationales.
Un autre fournisseur pourrait expédier une commande répartie dans trois cartons, sous deux numéros de suivi.
Lorsque plusieurs fournisseurs sont impliqués, le registre des réceptions peut se présenter comme suit :
| Fournisseur | Commandes | Numéros de suivi | Nombre de cartons prévu |
|---|---|---|---|
| Fournisseur A | 1 | 2 | 3 |
| Fournisseur B | 1 | 1 | 1 |
| Fournisseur C | 2 | 3 | 4 |
| Fournisseur D | 1 | 1 | 2 |
Dans cet exemple, quatre fournisseurs génèrent sept numéros de suivi et dix cartons prévus.
Si l'entrepôt n'a reçu que neuf cartons, le regroupement de commandes n° 1688 risque de ne pas être prêt, même si tous les fournisseurs indiquent que la commande a été expédiée.
C'est pourquoi la vérification physique des colis est importante.
Si vous avez besoin d'aide supplémentaire pour cette étape, consultez Numéro de suivi 1688 : comment associer les commandes aux colis expédiés depuis l'entrepôt en Chine.
Comment fonctionne le regroupement des commandes sur 1688 ?
Un processus fiable doit suivre le parcours physique des marchandises plutôt que de se limiter au statut indiqué sur la page de commande de 1688.
Étape 1 : Envoyer toutes les marchandises des fournisseurs vers le même entrepôt en Chine
Attribuez la même adresse d'entrepôt à tous les fournisseurs.
Vérifiez que le nom du destinataire, le code client ou la référence d'entrepôt sont corrects.
Les grands entrepôts peuvent recevoir de nombreux colis chaque jour. L'absence d'une référence client peut retarder l'identification d'un colis.
Étape 2 : Notez tous les numéros de suivi des envois nationaux
Lorsqu'un fournisseur expédie la commande, conservez les coordonnées du transporteur national et le numéro de suivi.
Si le fournisseur indique que la commande a été fractionnée, demandez-lui combien de colis ou de cartons ont été expédiés.
Ne vous fiez pas uniquement au numéro de commande 1688.
Étape 3 : Faire correspondre les paquets entrants
Lorsqu'un colis arrive à l'entrepôt, le personnel peut comparer l'étiquette d'expédition avec les informations de suivi que vous avez fournies.
Le bon de réception doit indiquer si le colis est :
- reçu ;
- non identifié ;
- en attente d'inspection ;
- cartons manquants ;
- prêt à être consolidé.
Cette étape permet d'éviter que les colis provenant de différents fournisseurs ou clients ne soient mélangés.
Étape 4 : Vérifier les marchandises avant le groupage
La réception des marchandises ne signifie pas qu'elles doivent être immédiatement emballées dans le carton international définitif.
En fonction de la commande, vous voudrez peut-être commencer par vérifier :
- quantité visible ;
- type de produit ;
- couleur ;
- modèle ;
- dommages manifestes ;
- outer carton condition.
Les photos ou les vidéos sont utiles lorsque vous avez besoin d'une confirmation avant de valider l'expédition.
En cas de problème, il est généralement plus facile de le régler tant que les marchandises se trouvent encore en Chine.
Étape 5 : Vérifiez que tous les colis attendus sont bien arrivés
Comparez votre liste d'achats avec la liste de réception de l'entrepôt.
Par exemple :
Prévu : 12 cartons
Réception : 11 cartons
Même si tous les fournisseurs ont indiqué que la commande avait été expédiée, il reste encore un carton à vérifier.
Ne validez pas le regroupement des commandes 1688 tant que vous n'avez pas bien compris la différence.
Étape 6 : Décider s'il faut attendre ou expédier
Il arrive parfois qu'un fournisseur soit en retard.
Si le colis manquant devait arriver demain, il serait peut-être judicieux d'attendre.
Si le fournisseur n'est pas en mesure de donner une date d'expédition fiable, il n'est peut-être pas judicieux de conserver le reste du stock pendant deux semaines supplémentaires.
La décision devrait dépendre de l'urgence de la commande, du délai prévu et des frais de livraison supplémentaires.
Étape 7 : Approuver le plan de consolidation
Indiquez précisément à l'entrepôt quelles marchandises doivent être incluses.
C'est particulièrement important si vous présentez :
- des marchandises destinées à différents clients ;
- différentes destinations internationales ;
- stocks urgents et non urgents ;
- les produits qui nécessitent des modes d'expédition distincts.
Regroupement des commandes de 1688 Cela ne signifie pas pour autant que tous les produits doivent être placés dans la même boîte.
Étape 8 : Retirez les emballages extérieurs superflus
Les fournisseurs nationaux peuvent utiliser des sacs de livraison, des cartons surdimensionnés ou du matériau de calage supplémentaire.
Le cas échéant, l'entrepôt peut retirer les emballages extérieurs superflus avant de reconditionner les marchandises.
Toutefois, il ne faut pas systématiquement retirer l'emballage qui protège le produit.
Des boîtes de vente au détail, des inserts moulés, des protections pour articles fragiles et des emballages d'origine peuvent encore s'avérer nécessaires.
Étape 9 : Reconditionner les marchandises compatibles
Les produits compatibles peuvent alors être disposés dans un carton de manière plus pratique.
L'objectif devrait être le suivant :
sûr + efficace, et pas simplement le plus petit carton possible.
Une compression excessive d'un colis peut augmenter le risque de dommages.
Étape 10 : Mesurer l'envoi final
Une fois le réemballage effectué, notez :
- nombre total de cartons ;
- carton dimensions;
- poids réel.
C'est important car de nombreux modes d'expédition internationaux prennent en compte à la fois le poids réel et le poids volumétrique pour calculer le poids facturable.
DHL précise que les frais de transport peuvent être calculés en fonction du poids facturable, qui dépend à la fois des dimensions de l'envoi et de son poids réel. Pour en savoir plus, consultez le guide de DHL consacré à calcul du poids imposable.
Ne vous fiez pas aux cartons d'origine du fournisseur pour estimer le coût final du transport.
Étape 11 : Organiser l'expédition à l'international
Une fois le regroupement des commandes de 1688 terminé, les marchandises peuvent emprunter l'itinéraire international choisi pour l'expédition.
En fonction de la marchandise et de la destination, cela peut impliquer un envoi en express, un transport aérien, un transport maritime, un transport ferroviaire, une livraison DDP ou une livraison à votre propre transitaire.
En Chine, les numéros de suivi nationaux ne couvrent généralement que le trajet entre le fournisseur et l'entrepôt.
L'envoi international peut faire l'objet d'un nouveau numéro de suivi ou d'une nouvelle référence d'expédition.
Quand faut-il commencer le regroupement des commandes 1688 ?
Le moment le plus sûr est généralement celui où trois conditions sont réunies :
- les colis des fournisseurs attendus sont arrivés ;
- toute inspection ou vérification par photo demandée a été effectuée ;
- Vous avez vérifié quelles marchandises doivent figurer dans l'envoi.
Voici une règle utile :
Ne comptez pas les fournisseurs. Comptez les colis physiques attendus.
Par exemple :
- Fournisseur A : 2 cartons sur 2 reçus ;
- Fournisseur B : réception d'un carton ;
- Fournisseur C : 3 cartons sur 3 reçus ;
- Fournisseur D : réception de 1/2 carton ;
- Fournisseur E : réception d'un carton.
La liste des fournisseurs semble complète.
Le nombre de cartons n'est pas...
Début Regroupement des commandes de 1688 À ce stade, on pourrait laisser un carton sur place.
Faut-il attendre un fournisseur en retard sur la commande 1688 ?
Pas forcément.
Le regroupement n'est utile que s'il s'inscrit dans le cadre du plan global d'expédition.
| Situation | Décision pratique |
|---|---|
| Le colis manquant devrait arriver d'ici 1 à 2 jours | En général, on attend |
| Le fournisseur n'est pas en mesure de confirmer une date d'expédition | Envisagez de l'expédier sans cet article |
| Il y a un besoin urgent de stocks | Il vaudrait peut-être mieux fractionner l'envoi |
| Le colis en retard est petit et n'est pas urgent | Comparez le retard aux frais de transport supplémentaires |
| Les marchandises nécessitent un itinéraire de transport différent | Expédier séparément |
| La prochaine livraison régulière aura lieu prochainement | Déplacer le colis en retard vers le lot suivant |
Pour les clients fidèles, un système de réduction peut s'avérer efficace.
Par exemple :
Toutes les marchandises reçues avant vendredi sont intégrées à l'envoi A. Celles qui arrivent après vendredi sont transférées vers l'envoi B.
Cela permet d'éviter de conserver indéfiniment les stocks de produits finis.
Est-il possible de regrouper l'ensemble des 1 688 produits ?
Non.
L'entrepôt doit d'abord vérifier si les marchandises peuvent être manipulées et acheminées selon le même itinéraire.
Une attention particulière peut être nécessaire dans les cas suivants :
- les batteries au lithium ;
- produits fonctionnant sur batterie ;
- liquides ;
- poudres ;
- produits chimiques ;
- objets fragiles ;
- alimentation ;
- marchandises très lourdes ;
- produits surdimensionnés.
Par exemple, les vêtements et accessoires de tous les jours peuvent être faciles à assortir.
Un envoi contenant des vêtements, des batteries au lithium, des produits cosmétiques liquides et une machine hors gabarit peut nécessiter un plan différent.
C'est là une autre raison pour laquelle le regroupement des commandes sur 1688 doit être considéré comme une étape de la planification des expéditions, plutôt que comme une simple opération consistant à mettre tous les articles dans un seul carton.
Faut-il utiliser un carton ou plusieurs cartons ?
Un envoi groupé peut tout de même contenir plusieurs colis physiques.
C'est parfois la meilleure solution.
| Une seule expédition est une bonne solution lorsque | Il peut être préférable d'effectuer plusieurs envois lorsque |
|---|---|
| Les produits sont compatibles | Les marchandises nécessitent différents canaux d'expédition |
| Le stock est prêt | Une partie du stock est urgente |
| Les cartons finaux sont efficaces | Un produit est trop grand |
| La destination est la même | Les destinations sont différentes |
| Le calendrier d'expédition est similaire | Un fournisseur accuse un retard important |
L'objectif est de réduire la fragmentation inutile tout en veillant à ce que l'expédition reste pratique.
Le regroupement des commandes de 1688 permet-il de réduire les frais de livraison ?
Parfois, oui.
Mais le regroupement ne rend pas automatiquement chaque expédition moins chère.
Les économies sont plus probables lorsque les colis du fournisseur d'origine contiennent :
- cartons surdimensionnés ;
- sacs d'expédition superflus ;
- de vastes espaces vides ;
- une quantité excessive de matière de remplissage ;
- de nombreux petits colis qui peuvent être regroupés efficacement.
Une fois le reconditionnement effectué, le fret international reste soumis à des facteurs tels que :
- poids réel ;
- carton dimensions;
- poids volumétrique ;
- mode de livraison ;
- destination;
- type de fret.
C'est pourquoi il convient de vérifier les frais de port une fois que les cartons définitifs ont été préparés.
Pour une explication plus détaillée des aspects liés aux coûts, consultez Comment le regroupement des marchandises dans un entrepôt en Chine peut réduire les coûts d'expédition DDP.
Erreurs courantes lors du regroupement des commandes 1688
Commencer avant l'arrivée de chaque carton requis
Un fournisseur peut expédier plusieurs cartons dans le cadre d'une même commande.
Comparez toujours les quantités prévues et celles reçues.
Enregistrement du seul numéro de commande 1688
Le numéro de commande vous indique ce que vous avez acheté.
Le numéro de suivi national vous permet de savoir quel colis est en cours d'acheminement.
Il vous faut les deux.
En partant du principe que chaque fournisseur envoie un colis
Les commandes volumineuses ou partiellement disponibles sont souvent fractionnées.
Demandez le nombre réel de cartons expédiés.
Consolidation avant l'inspection
En cas de modèle incorrect, de quantité insuffisante ou de dommage visible, il est plus facile de le repérer avant le reconditionnement final.
Réduire les emballages superflus
Il est utile de réduire l'espace inutilisé.
Supprimer une protection importante du produit ne l'est pas.
Mélange de marchandises incompatibles
Selon les types de produits, les modalités de manutention ou de transport international peuvent varier.
Une attente trop longue pour une petite commande
Il n'est pas toujours intéressant de retarder la livraison d'un stock important pour économiser les frais d'un colis international supplémentaire.
Liste de contrôle pour le regroupement des commandes de 1688
Avant de valider un envoi international, assurez-vous que :
- chaque livraison requise d'un fournisseur a été enregistrée ;
- tous les numéros de suivi nationaux sont disponibles ;
- les quantités prévues par carton correspondent aux quantités reçues ;
- le problème des colis non identifiés a été résolu ;
- l'inspection requise est terminée ;
- les marchandises endommagées ou manquantes ont été traitées ;
- les commandes passées tardivement par les fournisseurs ont été incluses ou intentionnellement exclues ;
- les produits sont compatibles avec le mode d'expédition sélectionné ;
- les emballages extérieurs superflus peuvent être retirés en toute sécurité ;
- les cartons finaux ont été reconditionnés correctement ;
- les dimensions et le poids finaux sont consignés ;
- Les instructions relatives à l'expédition internationale sont confirmées.
Cette liste de contrôle s'avère de plus en plus utile à mesure que le nombre de fournisseurs augmente.
Conclusions finales sur le regroupement des commandes 1688
Regroupement des commandes de 1688 ne consiste pas simplement à regrouper plusieurs cartons de fournisseurs dans un seul carton plus grand.
En réalité, le processus commence bien plus tôt.
Vous devez savoir ce que chaque fournisseur a expédié, quels numéros de suivi correspondent à quelle commande, combien de cartons sont attendus, ce que l'entrepôt a reçu, si les marchandises ont passé le contrôle qualité et s'il reste des fournisseurs en attente.
Ce n'est qu'une fois ces questions clarifiées que l'entrepôt devra préparer l'expédition définitive.
La règle la plus utile est la suivante :
Ne regroupez pas les commandes en fonction du nombre de fournisseurs. Regroupez-les en fonction du nombre de colis physiques confirmés.
Pour les acheteurs étrangers qui s'approvisionnent auprès de plusieurs vendeurs sur 1688, cette approche facilite la gestion du regroupement des commandes sur 1688 et réduit le risque de colis manquants, d'expédition prématurée, de frais de transport en double ou de marchandises emballées avant d'avoir été vérifiées.