Depois de fazer uma encomenda no 1688, há um passo que é fácil de esquecer: informar o armazém do 1688 sobre o que está a caminho.
Não espere até que o serviço de entregas indique “entregue”. Antes da chegada da encomenda, envie ao armazém a referência do cliente, o número da encomenda 1688, o nome do fornecedor, o número de rastreio nacional, a quantidade prevista de encomendas, uma breve descrição das mercadorias e quaisquer instruções de inspeção ou embalagem.
No caso de uma única encomenda, a falta de um detalhe pode causar apenas um pequeno atraso. Para os compradores que fazem encomendas a cinco ou dez fornecedores, a falta de informação torna-se rapidamente um problema. Uma caixa pode chegar ao armazém correto na China e, mesmo assim, ser difícil de identificar se ninguém souber a quem pertence a encomenda ou o que deve acontecer a seguir.
Uma regra útil é:
O seu armazém deve saber a quem pertence a encomenda, a que encomenda se refere e o que pretende que seja feito após a sua chegada.
Por que é que o seu armazém 1688 precisa de conhecer os pormenores antes da entrega
1688: as compras e a receção no armazém são duas etapas distintas do processo.
Efetua a encomenda e paga-a no site 1688. O fornecedor envia então a mercadoria através de uma empresa de entregas chinesa.
A partir daí, o seu armazém 1688 encarrega-se do manuseamento físico da encomenda.
O armazém pode receber encomendas de vários fornecedores e de vários clientes no mesmo dia. Normalmente, os funcionários não têm acesso a toda a informação contida na sua conta 1688. O que têm à sua frente é uma caixa física, uma etiqueta de envio e as informações que foram enviadas antes da chegada da encomenda.
Isso cria um problema simples.
Se o armazém souber:
- quem é o cliente;
- qual o fornecedor que enviou a encomenda;
- qual é o número de rastreio que devo esperar;
- quantas caixas deverão chegar;
- o que deve estar lá dentro;
- quais são as verificações necessárias;
é muito mais fácil registar e processar a encomenda.
Se esta informação não estiver disponível, o pessoal do armazém poderá ter de localizar manualmente uma encomenda não identificada.
É por isso que o melhor momento para organizar as suas informações é depois de o fornecedor ter efetuado o envio, mas antes de a encomenda chegar ao armazém.
1. Comece pela referência do cliente ou do armazém
A primeira tarefa não é identificar o produto. É identificar tu.
Se o seu armazém 1688 lhe fornecer um ID de cliente, um código de conta, iniciais ou outra referência de receção, utilize essa referência de forma consistente.
Sempre que possível, inclua essa informação nos dados do destinatário ao efetuar a encomenda no 1688.
Por exemplo, em vez de fornecer ao fornecedor apenas o nome de um contacto do armazém, os dados de receção podem incluir um código de cliente juntamente com esse nome.
Isto é importante porque os funcionários do armazém podem ter à sua frente várias caixas com informações de remetente semelhantes.
Uma referência única do armazém oferece-lhes outra forma de identificar a encomenda.
Não confie exclusivamente no seu nome pessoal. Os nomes podem ser introduzidos de forma diferente, abreviados ou escritos incorretamente. Uma referência de armazém é, normalmente, mais fácil de identificar de forma consistente.
2. Guarde o número de encomenda 1688
Em seguida, anote o número de encomenda 1688.
Isto identifica a transação de compra e ajuda a associar a remessa física aos produtos que encomendou.
Pode ser útil ao verificar:
- fornecedor;
- produto;
- quantidade;
- cor;
- tamanho;
- modelo;
- preço unitário;
- histórico de encomendas.
Mas há uma distinção importante:
O seu número de encomenda 1688 não é o número de rastreio do serviço de entregas nacional.
O número de encomenda identifica a transação.
O número de rastreio identifica a remessa física.
No que diz respeito à receção de mercadorias no armazém, normalmente é necessário ter ambos.
Se já está a tornar-se difícil gerir os números de rastreio entre vários fornecedores, o nosso guia sobre correspondência de 1688 números de rastreio com encomendas do armazém na China explica como manter os dois registos separados.
3. Indicar ao armazém qual é o fornecedor responsável pela expedição
A informação sobre os fornecedores torna-se muito mais útil à medida que o número de encomendas aumenta.
Imagina que compras a três vendedores do 1688:
| Fornecedor | Produto | Envios esperados |
|---|---|---|
| Fornecedor A | Capas para telemóveis | 2 |
| Fornecedor B | Cabos USB | 1 |
| Fornecedor C | Caixas de retalho | 3 |
Já são seis encomendas que vão chegar.
Limitar-se a dizer ao armazém: “Tenho três encomendas a chegar”, não fornece informação suficiente.
Para cada remessa, indique o seu Armazém de 1688 o nome de um fornecedor ou de uma loja conhecida, acompanhado de uma breve descrição do produto.
Se, posteriormente, se verificar que o número de envio está incompleto ou incorreto, as informações do fornecedor fornecem ao armazém outra referência para a verificação da encomenda.
4. Envie o número de rastreio nacional assim que o fornecedor efetuar o envio
Esta é a referência mais importante ao nível da parcela.
Depois de um vendedor de 1688 enviar a sua mercadoria, deverá, normalmente, ficar disponível um número de envio de uma empresa de entregas chinesa.
Envie-o para o seu armazém assim que o fornecedor tiver efetuado o envio. Não faz muito sentido esperar até à entrega.
As regras de entrega expresso da China exigem que as operadoras de serviços de entregas gerem os códigos das guias de remessa juntamente com as informações dos utilizadores e das encomendas, para que as remessas possam ser rastreadas. Pode consultar os requisitos relevantes no site oficial da China Medidas de gestão do mercado dos serviços de entregas expresso.
Para o comprador, a lição prática é mais simples: O número de rastreio é o elo mais forte entre o percurso do serviço de entregas e a chegada da encomenda física ao armazém.
No entanto, essa não deve ser a única informação que enviar.
Uma encomenda de 1688 pode ter vários números de rastreio
Isto apanha muitos compradores de primeira habitação de surpresa.
Uma encomenda nem sempre corresponde a uma encomenda.
Por exemplo, pode comprar 300 unidades a um fornecedor. Devido ao tamanho da caixa ou à disponibilidade de stock, o vendedor pode enviar:
- caixa 1 hoje;
- caixa 2 hoje;
- caixa 3 amanhã.
Isso pode gerar três números de rastreio diferentes.
Se enviar apenas o primeiro número para o seu armazém 1688, poderá ser mais difícil associar as duas caixas seguintes.
Sempre que um fornecedor efetuar uma remessa, pergunte:
Quantas encomendas físicas ou caixas enviou?
Em seguida, recolha todos os números de rastreio.
Isto é mais fiável do que partir do princípio de que um fornecedor corresponde a uma caixa.
5. Informar ao armazém quantas encomendas deve esperar receber
É fácil não prestar atenção ao número de encomendas, mas isso pode impedir que uma encomenda incompleta avance prematuramente.
Suponha que o fornecedor diga:
Foram enviadas 4 caixas
e os registos do seu armazém:
Recebi 3 caixas
Percebe-se imediatamente que ainda pode haver outra encomenda em trânsito.
Sem a contagem prevista de caixas, essas três caixas podem facilmente parecer uma entrega completa.
Isto torna-se importante antes da inspeção, do reempacotamento e, sobretudo, da consolidação.
Se o fornecedor não puder confirmar a quantidade final de caixas aquando do primeiro envio, escreva:
Número de encomendas pendente — atualizarei assim que tiver a confirmação do fornecedor.
Ainda assim, é melhor do que deixar o campo em branco.
6. Adicione uma descrição curta e útil do produto
Não é necessário copiar a lista completa de 1688 em todas as mensagens do armazém.
Normalmente, basta uma descrição simples:
- 50 capas pretas para telemóveis;
- 100 caixas de joias;
- 20 garrafas de aço inoxidável;
- t-shirts de algodão para mulher;
- peças sobressalentes para máquinas;
- Candeeiros de secretária LED.
Evite descrições como:
- mercadorias;
- acessórios;
- amostras;
- produtos;
- a minha encomenda n.º 1688.
Essas palavras não ajudam grande coisa um armazém de 1688 a identificar uma encomenda desconhecida.
No caso de produtos semelhantes, adicione um ou dois detalhes úteis, tais como a cor, o modelo, o tamanho ou a quantidade.
Uma captura de ecrã do produto também pode ajudar se o artigo for difícil de descrever.
7. Não escreva “Por favor, verifique tudo”
Esta é uma das maiores diferenças entre o simples facto de receber uma encomenda e a utilização adequada de um armazém.
Se quiser que seja feita uma inspeção, indique ao armazém o que é realmente importante.
“Por favor, verifique a mercadoria” parece claro, mas deixa margem a demasiadas interpretações.
No que diz respeito ao vestuário, talvez te interesses por:
- quantidade;
- cor;
- tamanho;
- manchas visíveis;
- impressão;
- Etiquetas.
Para produtos de embalagem:
- quantidade;
- posição de impressão;
- danos superficiais;
- cor;
- dimensões.
Para os acessórios:
- modelo;
- concluir;
- arranhões;
- partes que faltam de forma óbvia;
- quantidade.
O seu armazém 1688 não pode saber qual o defeito que o levaria a rejeitar a encomenda, a menos que o explique.
Uma verificação visual básica também é diferente de uma inspeção de qualidade detalhada. Se as dimensões, o funcionamento, os materiais ou outros requisitos técnicos forem importantes, confirme se o armazém pode realizar essas verificações antes da chegada da mercadoria.
8. Indique ao armazém o que pretende que seja fotografado
“Envia-me fotos” pode criar o mesmo problema.
Podes receber imagens gerais quando o que realmente precisavas era de um grande plano de um rótulo.
Uma solicitação mais adequada seria:
- uma fotografia que mostre a quantidade total;
- grande plano da superfície do produto;
- fotografia da etiqueta do modelo;
- fotografia da embalagem de retalho;
- fotografia de qualquer dano visível;
- fotografia da caixa do fornecedor antes de ser aberta.
No caso de alguns produtos, um vídeo curto pode ser mais útil do que mais um conjunto de fotografias.
O que importa não é solicitar o maior número possível de imagens, mas sim solicitar provas que o ajudem a tomar uma decisão.
9. Forneça instruções de embalagem antes do início do reempacotamento
Num armazém na China, é possível encontrar várias camadas de embalagem:
saco de correio → caixa do fornecedor → embalagem de retalho → produto
Nem todas estas camadas têm o mesmo valor.
Talvez queira descartar uma caixa de fornecedor demasiado grande, mas guardar as caixas de retalho.
Ou talvez prefira que o armazém mantenha tudo tal como está.
Informe-os antes de voltar a embalar.
Algumas instruções úteis incluem:
- Guarde todas as caixas originais de venda a retalho.
- Retire apenas os sacos exteriores de envio.
- Não retire os rótulos do produto.
- Guarde os manuais e os acessórios juntamente com cada artigo.
- Entre em contacto comigo antes de deitar fora a embalagem original.
- Retire as caixas exteriores desnecessárias depois de eu aprovar a inspeção.
Isto é particularmente importante quando se recorre ao reembalamento para reduzir o volume desnecessário das remessas.
10. Informe o Armazém 1688 se outros fornecedores continuam a fazer envios
Muitos compradores recorrem a um armazém porque não querem que cada fornecedor do 1688 faça envios internacionais por conta própria.
Isso significa que, muitas vezes, depois de receber, segue-se uma espera.
O fornecedor A poderá chegar na segunda-feira.
O fornecedor B chega na quarta-feira.
O fornecedor C faz a entrega com atraso e só chega na segunda-feira seguinte.
O armazém precisa de saber se as duas primeiras encomendas devem seguir em frente ou permanecer no armazém.
Uma instrução clara poderia ser:
Receba e verifique esta encomenda, mas guarde-a. Ainda estão a caminho outras três encomendas de fornecedores. Não as agrupe ainda.
Essa única frase pode evitar que se volte a fazer as malas prematuramente.
Se estiver a agrupar várias encomendas de fornecedores, a etapa seguinte é abordada no nosso guia sobre consolidação de encomendas provenientes da China.
11. Indique o que deve acontecer caso a inspeção detete um problema
Este é um pormenor que muitas instruções de armazém não têm em conta.
Não se limite a indicar ao armazém o que deve verificar. Indique-lhe o que deve fazer caso algo esteja errado.
Por exemplo:
- Se a quantidade for insuficiente, pare e envie fotografias.
- Se a cor estiver errada, não consolide.
- Se a embalagem do fornecedor estiver danificada, tire uma fotografia antes de a abrir.
- Se tudo estiver em conformidade, guarde a mercadoria destinada aos outros fornecedores.
- Não efetue envios internacionais até que eu aprove a inspeção.
Instruções claras criam um ponto de paragem.
Isso é importante porque, depois de várias remessas de fornecedores terem sido desembaladas, misturadas e reembaladas em conjunto, resolver um problema relacionado com um fornecedor pode tornar-se mais complicado.
Um exemplo prático: três fornecedores e seis encomendas
Eis um exemplo de como poderia ser um registo de armazém válido:
| Informações | Fornecedor A | Fornecedor B | Fornecedor C |
|---|---|---|---|
| Produto | Capas para telemóveis | Cabos USB | Caixas estampadas |
| Ordem de 1688 | Ordem A | Ordem B | Ordem C |
| Números de rastreio | 2 | 1 | 3 |
| Envios esperados | 2 | 1 | 3 |
| Inspeção | Quantidade + cor | Quantidade + estado visível | Impressão + quantidade |
| Embalagem | Guarde os sacos dos produtos | Retirar o saco de envio | Guarde as caixas de venda a retalho |
| Após a inspeção | Aguardar | Aguardar | Aguardar |
| Consolidação | Espera | Espera | Espera |
Agora compara isso com o facto de enviar ao teu armazém seis capturas de ecrã do serviço de entregas sem qualquer explicação.
A primeira versão indica aos funcionários o que são as encomendas, quantas devem chegar e o que devem fazer.
A segunda opção faz com que o armazém recorra aos registos anteriores para reconstruir a sua encomenda.
Um modelo de mensagem simples para o seu armazém 1688
No caso de compras recorrentes, utilize sempre o mesmo formato.
Referência do cliente:
[O número de identificação do seu armazém]
Fornecedor 1688:
[Nome do fornecedor/loja]
N.º de encomenda de 1688:
[N.º da encomenda]
Serviço de entregas nacionais:
[Courier]
Número(s) de rastreio:
[Todos os números de rastreio]
Envios previstos:
[Número de caixas/embalagens]
Produto:
[Breve descrição]
Quantidade:
[Quantidade prevista]
Inspeção:
[O que deve ser verificado]
Fotografias/vídeo:
[O que deve ser apresentado]
Embalagem:
[Manter/remover instruções]
Outras encomendas de fornecedores:
[Ainda a chegar / já recebido]
Após a inspeção:
[Aguarda / aguarda aprovação / prepara-se para a consolidação]
Não precisas de uma mensagem longa. Precisas de uma mensagem completa.
E se a encomenda chegar ao armazém antes de enviar os dados?
Acontece.
Comece pelo número de seguimento nacional.
Em seguida, indique:
- referência de cliente;
- fornecedor;
- N.º de encomenda 1688;
- descrição do produto;
- número previsto de encomendas;
- captura de ecrã da remessa, se disponível.
O armazém pode comparar esses dados com quaisquer encomendas não identificadas que tenha recebido.
A encomenda pode ainda ser localizada rapidamente, mas identificá-la após a chegada implica, normalmente, mais trabalho manual do que registá-la antecipadamente.
Para saber mais sobre o que acontece durante o check-in, consulte o nosso guia sobre o Processo de receção no armazém na China.
1688: Número de encomenda vs. Número de rastreio vs. Referência do armazém
Estes três identificadores desempenham funções diferentes.
| Referência | Objetivo principal |
|---|---|
| N.º de encomenda 1688 | Identifica a transação de compra |
| Número de rastreio nacional | Identifica a remessa por serviço de entregas |
| Referência do armazém | Identifica o cliente do armazém |
Uma bem organizada Armazém de 1688 podem utilizá-los em conjunto.
O número da encomenda indica aos funcionários o que comprou.
O número de rastreio indica-lhes qual foi a remessa física que chegou.
A referência do armazém indica-lhes a quem pertence.
Nenhum deles é um substituto perfeito para os outros dois.
Que informação é, de facto, essencial?
Se estiver com pressa, dê prioridade a estes sete campos:
- Referência do cliente ou do armazém
- Nome do fornecedor
- N.º de encomenda 1688
- Número de rastreio nacional
- Número previsto de encomendas
- Descrição do produto
- Ação necessária no armazém
O sétimo campo é importante.
Um armazém não precisa apenas de saber o que é a encomenda.
É preciso saber o que queres que se faça com isso.
Por exemplo:
Apenas receber
é diferente de:
Receber → abrir → contar → fotografar → aguardar a minha aprovação
e ambos são diferentes de:
Receber → guardar sem abrir → aguardar outros três fornecedores
É essa distinção que transforma a simples receção de encomendas num fluxo de trabalho organizado no armazém.
Perguntas frequentes
Devo enviar o meu número de encomenda 1688 ou o número de rastreio ao armazém?
O ideal é enviar ambos. O número de encomenda 1688 identifica a sua transação de compra, enquanto o número de rastreio nacional identifica a encomenda física que está a ser transportada do fornecedor para o seu armazém.
Quando devo enviar o número de rastreio?
Envie-o assim que o fornecedor enviar a encomenda e o número de envio da transportadora nacional estiver disponível. Esperar até que a encomenda já tenha sido entregue dá ao armazém menos tempo para se preparar para a receção e identificação.
E se um fornecedor 1688 enviar várias encomendas?
Envie todos os números de rastreio e informe o armazém sobre a quantidade de encomendas ou caixas que espera receber. Uma encomenda 1688 pode ser dividida em várias remessas físicas.
Tenho de enviar o link do produto do 1688?
Nem sempre. Uma descrição curta e específica do produto costuma ser suficiente. Um link para o produto ou uma captura de ecrã é útil quando o artigo é difícil de identificar ou quando se pretende que o armazém verifique detalhes específicos do produto.
Devo enviar instruções de inspeção antes da chegada da encomenda?
Sim. Se necessitar de verificações de quantidade, fotografias, verificações de cor, verificações do estado exterior ou outros trabalhos de inspeção, envie esses requisitos antes da receção, sempre que possível.
Devo informar o armazém sobre outras encomendas do 1688 que ainda não chegaram?
Sim. Se for necessário consolidar posteriormente várias encomendas de fornecedores, informe o armazém sobre as remessas que ainda estão por chegar e peça-lhe para reter as mercadorias recebidas até estar pronto para a consolidação.
O armazém pode retirar as embalagens desnecessárias?
Dependendo dos produtos e do serviço que solicitar, as embalagens de transporte ou de envio desnecessárias poderão ser removidas durante o reembalamento. Indique claramente quais as caixas de retalho, etiquetas, manuais ou acessórios que devem ser mantidos.
Antes da chegada da encomenda: verificação final
Antes de cada remessa de um fornecedor de 1688 chegar ao seu armazém na China, faça três perguntas.
O armazém consegue identificar o proprietário?
Indique a referência do seu cliente ou do armazém.
O armazém consegue identificar a remessa?
Envie ao fornecedor o número da encomenda 1688, o número de rastreio, o número de encomendas e a descrição do produto.
O armazém sabe o que fazer a seguir?
Envie as instruções relativas à inspeção, às fotografias, à embalagem, ao armazenamento e à consolidação.
Se a resposta às três perguntas for «sim», receber torna-se muito mais fácil.
Um Armazém de 1688 é mais útil quando não se trata apenas de uma morada de entrega. Torna-se o ponto onde as encomendas dos fornecedores são identificadas, verificadas e organizadas antes da fase seguinte do envio internacional.
O processo começa antes da chegada do estafeta.
Envie as informações com antecedência, anote todos os números de rastreio e seja específico nas suas instruções. Isso aumenta significativamente as hipóteses de o armazém tratar cada encomenda corretamente à primeira.