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La réception en entrepôt en Chine consiste à acheminer les marchandises achetées auprès de fournisseurs chinois vers un entrepôt local avant leur expédition à l'international.

Au lieu de demander à chaque fournisseur d'expédier séparément à l'étranger, les acheteurs peuvent faire acheminer les produits provenant de 1688, de Pinduoduo, d'usines et d'autres vendeurs chinois vers un seul entrepôt. L'entrepôt réceptionne chaque colis, enregistre son arrivée, identifie le client, vérifie l'emballage extérieur et prépare les marchandises en vue de leur contrôle, de leur regroupement, de leur reconditionnement ou de leur exportation.

Ce service est particulièrement utile pour les acheteurs internationaux qui effectuent des achats sur 1688. Le groupe Alibaba décrit 1688 comme l'une des principales places de marché intégrées de vente en gros sur le marché intérieur chinois, ce qui signifie que de nombreux vendeurs opèrent principalement dans le cadre des systèmes de paiement et de livraison nationaux chinois, plutôt que de proposer un service complet de traitement des commandes à l'international.

Ce guide explique en détail le fonctionnement de la réception des marchandises dans les entrepôts chinois, les informations que les acheteurs doivent fournir et ce qui se passe une fois que le colis d'un fournisseur est arrivé à l'entrepôt.

Qu'est-ce que la réception des marchandises en entrepôt en Chine ?

Supplier packages arriving at a China warehouse for receiving and registration
Colis des fournisseurs arrivant dans un entrepôt en Chine pour être réceptionnés et enregistrés

La réception dans un entrepôt en Chine constitue la première étape opérationnelle entre la livraison nationale effectuée par le fournisseur et l'expédition internationale vers l'acheteur.

L'entrepôt fait office de point de réception contrôlé où les marchandises provenant d'un ou de plusieurs fournisseurs peuvent être :

Le bon d'entrepôt ne garantit pas automatiquement que les produits sont conformes, complets, en état de marche ou adaptés à l'exportation. Il atteste uniquement que le colis a bien été réceptionné et enregistré.

Une inspection distincte est nécessaire pour vérifier les produits qui se trouvent à l'intérieur.

Pourquoi les acheteurs internationaux ont recours à un entrepôt en Chine

Pour recevoir des commandes de fournisseurs chinois nationaux

De nombreux fournisseurs présents sur les plateformes chinoises de vente en gros ont l'habitude d'expédier leurs produits vers des adresses en Chine.

Un entrepôt en Chine propose :

Cela permet au fournisseur d'effectuer une expédition nationale classique tandis que l'acheteur organise séparément la livraison internationale.

Pour regrouper des produits provenant de plusieurs fournisseurs

Un acheteur peut se procurer des emballages auprès d'un fournisseur, des accessoires auprès d'un autre et des produits finis auprès d'un troisième.

Sans entrepôt, chaque fournisseur pourrait effectuer des envois internationaux dans des colis distincts. Cela peut entraîner des frais de transport répétés, des déclarations douanières multiples et des emballages hétérogènes.

Un entrepôt permet à l'acheteur de regrouper les marchandises compatibles avant de préparer l'expédition finale.

Pour contrôler les marchandises avant leur départ de Chine

Une fois que les produits ont été expédiés à l'international, les retours peuvent s'avérer coûteux et prendre beaucoup de temps.

L'inspection en entrepôt et la confirmation par photos permettent à l'acheteur de repérer les problèmes visibles alors que les marchandises se trouvent encore en Chine.

Parmi les problèmes possibles, on peut citer :

Améliorer les emballages à l'international

Les emballages destinés aux services de livraison nationaux sont souvent conçus pour le transport sur de courtes distances en Chine.

Ce produit peut ne pas convenir aux personnes :

Un entrepôt peut retirer les emballages extérieurs fragiles ou superflus et préparer des cartons d'exportation plus résistants.

Fonctionnement du processus de réception des marchandises dans les entrepôts chinois

Étape 1 : Contactez l'entrepôt avant de passer commande

Les acheteurs doivent contacter l'entrepôt avant de communiquer l'adresse à un fournisseur.

Le service logistique devra peut-être examiner les points suivants :

Cette analyse est importante, car tous les produits ne peuvent pas emprunter tous les modes de transport.

Par exemple, les batteries sont considérées comme des marchandises dangereuses dans le cadre du transport aérien. Leur acceptation peut dépendre de leur configuration, de leur capacité, de leur emballage et de la documentation fournie.

Ne partez pas du principe qu'un récépissé d'entrepôt physique garantit l'éligibilité à l'expédition internationale.

Étape 2 : Obtenir l'adresse exacte de l'entrepôt

Une fois le produit contrôlé, l'entrepôt transmet les informations relatives à la réception.

Cela comprend généralement :

La référence client revêt une importance particulière.

Un entrepôt peut recevoir des centaines de colis provenant de différents fournisseurs. Si le colis ne comporte pas de nom, de code ou de numéro de suivi identifiable, le personnel de l'entrepôt risque de ne pas savoir à quel client il appartient.

Exemple de format d'adresse

Une instruction de réception peut contenir :

Contact : Référence client + contact de l'entrepôt
Téléphone : Numéro de téléphone de l'entrepôt en chinois
Adresse : Adresse complète de l'entrepôt en chinois

L'acheteur doit recopier l'adresse à l'identique dans la commande adressée au fournisseur.

Les caractères chinois doivent normalement être conservés, car les vendeurs et les transporteurs nationaux utilisent le format d'adresse chinois.

Étape 3 : Passer la commande auprès du fournisseur

L'acheteur passe commande directement auprès du fournisseur et indique l'entrepôt comme adresse de livraison en France.

Avant d'effectuer le paiement, veuillez vérifier :

Enregistrez les enregistrements suivants :

Ces documents peuvent aider l'entrepôt à identifier le colis et faciliter les procédures ultérieures d'inspection, de dédouanement ou de réclamation.

Étape 4 : Envoyer le numéro de suivi pour les envois nationaux

Warehouse worker matching supplier packages with customer tracking references
Magasinier chargé de faire correspondre les colis des fournisseurs aux références de suivi des clients

Une fois l'envoi effectué, le fournisseur doit fournir un numéro de suivi valable sur le territoire chinois.

Envoyez ce numéro à l'entrepôt en joignant :

Les informations de suivi fournies à l'avance permettent à l'entrepôt de se préparer à la réception des colis et de les trier plus efficacement.

Sans numéro de suivi, l'identification du colis peut prendre plus de temps.

Étape 5 : Le colis arrive à l'entrepôt

Lorsque le transporteur national livre le colis, le personnel de l'entrepôt établit un bon de réception.

Le dossier peut contenir :

Il se peut également que le colis soit photographié à son arrivée.

Ce que confirme un récépissé d'entrepôt

Le récépissé d'entrepôt atteste que :

Ce que le récépissé d'entrepôt ne confirme pas

Cela ne confirme pas automatiquement :

Ces points nécessitent une vérification plus approfondie.

Étape 6 : L'offre est adaptée au client

Le personnel de l'entrepôt utilise les informations disponibles pour identifier le propriétaire.

Cela peut notamment inclure :

Une identification correcte permet d'éviter que les marchandises d'un client ne soient mélangées à celles d'un autre client.

Les colis pour lesquels des justificatifs font défaut peuvent être placés dans un entrepôt non identifié jusqu'à ce que des justificatifs suffisants soient fournis.

L'acheteur devra peut-être envoyer :

Étape 7 : Contrôle de l'emballage extérieur

Warehouse worker checking the visible condition of an incoming supplier package
Magasinier vérifiant l'état apparent d'un colis reçu d'un fournisseur

Avant d'ouvrir le colis, l'entrepôt peut vérifier son état extérieur visible.

Parmi les observations courantes, on peut citer :

Si des dommages importants sont visibles, l'entrepôt peut en informer l'acheteur avant de procéder à toute autre manipulation.

Les photos prises à la réception peuvent également permettre de distinguer les problèmes liés à l'emballage du fournisseur des dommages pouvant survenir ultérieurement au cours du transport international.

Étape 8 : Le colis est ouvert pour être inspecté

Si une inspection a été demandée, le personnel de l'entrepôt ouvre l'emballage de transport du fournisseur.

Une inspection de base peut porter sur les éléments suivants :

L'étendue exacte de l'inspection doit être convenue à l'avance.

L'inspection de base a ses limites

Une simple inspection visuelle ne saurait se substituer à un contrôle qualité effectué par des professionnels.

En règle générale, cela ne comprend pas :

Pour les produits techniquement complexes, sensibles en matière de sécurité ou de grande valeur, les acheteurs peuvent avoir besoin de faire appel à une société spécialisée dans le contrôle qualité.

Warehouse staff opening a supplier package and taking product photos for WhatsApp confirmation
Le personnel de l'entrepôt ouvre un colis d'un fournisseur et prend des photos des produits pour les envoyer via WhatsApp à des fins de confirmation

Étape 9 : Envoi de photos ou de vidéos via WhatsApp

Après avoir ouvert le colis, le personnel de l'entrepôt peut prendre des photos ou enregistrer des vidéos de bonne qualité.

Les éléments suivants peuvent apparaître :

Les documents peuvent ensuite être envoyés à l'acheteur via WhatsApp pour confirmation.

L'acheteur examine les produits et choisit la suite de la procédure.

Les instructions disponibles peuvent inclure :

  1. Réceptionner la marchandise
  2. Demander des photos supplémentaires
  3. Demander un agrandissement d'une étiquette
  4. Demandez les dimensions
  5. Conserver les marchandises
  6. Renvoyer les marchandises au fournisseur
  7. Demander au fournisseur de remplacer un article
  8. Poursuivre la consolidation et le reconditionnement

Cette étape offre à l'acheteur une meilleure visibilité avant l'expédition à l'international.

Étape 10 : Les marchandises sont acheminées vers un entrepôt de stockage temporaire

Une fois réceptionnées ou inspectées, les marchandises peuvent rester en entrepôt pendant que l'acheteur attend :

Chez 1688 Delivery, chaque colis bénéficie de 30 jours calendaires de stockage gratuit à compter de la date d'arrivée enregistrée.

Chaque colis a sa propre date d'arrivée. Par exemple, les colis reçus à des dates différentes peuvent avoir des dates d'expiration de stockage gratuit différentes.

À l'issue de la période de stockage gratuit, des frais de stockage supplémentaires pourront s'appliquer conformément aux conditions générales de l'entrepôt ou au devis.

Étape 11 : Regroupement des commandes multiples

Une fois que tous les colis attendus des fournisseurs auront été reçus, les produits compatibles pourront être regroupés.

L'entrepôt peut :

Le regroupement peut simplifier l'expédition, mais un nombre réduit de cartons ne signifie pas toujours une baisse du coût total.

Le résultat final dépend des éléments suivants :

Étape 12 : Retrait des emballages extérieurs superflus

Le personnel de l'entrepôt est autorisé à jeter les emballages extérieurs qui n'assurent plus une protection suffisante.

En voici quelques exemples :

L'emballage d'origine du produit doit normalement faire l'objet d'un traitement différent.

Sauf instructions contraires de la part de l'acheteur, l'entrepôt doit en principe conserver :

Les acheteurs qui souhaitent que l'ensemble des emballages soit conservé doivent fournir des instructions écrites avant le début du reconditionnement.

Étape 13 : Les marchandises sont reconditionnées en toute sécurité

Une fois regroupées, les marchandises sont préparées en fonction du mode d'expédition choisi.

Les matériaux de reconditionnement peuvent comprendre :

La méthode d'emballage doit tenir compte des éléments suivants :

Des photos « avant-après » peuvent être envoyées à l'acheteur pour confirmation finale.

Étape 14 : Enregistrement du poids et des dimensions finaux

Une fois le reconditionnement effectué, l'entrepôt procède au pesage de l'envoi final.

Le dossier peut contenir :

Ces informations servent à établir un devis d'expédition plus précis.

L'estimation initiale fournie avant l'arrivée au entrepôt peut varier si :

Étape 15 : L'acheteur choisit un mode de livraison

L'acheteur dispose généralement de deux options principales.

Livraison au transporteur de l'acheteur

L'entrepôt peut livrer l'envoi prêt à l'expédition à un transitaire ou à un autre entrepôt en Chine.

L'acheteur doit fournir :

Une fois que le transitaire de l'acheteur a pris en charge les marchandises, la suite du transport est généralement gérée conformément à l'accord conclu entre l'acheteur et ce prestataire.

Expédition internationale organisée par le prestataire de services logistiques

Le service d'entreposage peut également se charger de :

La disponibilité dépend du produit, de la destination et des conditions en vigueur chez le transporteur.

Étape 16 : Préparation des informations douanières

Avant toute expédition à l'international, l'acheteur doit fournir des informations précises sur les marchandises.

Les informations courantes comprennent :

Le Système harmonisé est utilisé par plus de 200 pays et économies comme base pour les droits de douane et les statistiques du commerce international. Il classe les marchandises échangées en groupes de classification normalisés.

Évitez les descriptions douanières vagues telles que :

Utilisez une description claire, par exemple :

Les autorités douanières ont le pouvoir de décision final en matière de classement, d'évaluation et de mainlevée.

Problèmes courants liés à la réception des marchandises en entrepôt

Référence client manquante

Un fournisseur envoie le colis à la bonne adresse, mais oublie d'indiquer le numéro de client.

Il se peut que l'entrepôt ne sache pas à qui il appartient.

Prévention : envoyer au fournisseur les instructions précises concernant le destinataire et lui communiquer le numéro de suivi à l'avance.

Plusieurs colis dans une même commande

Un fournisseur peut fractionner une commande en plusieurs colis.

Prévention : Demandez au fournisseur tous les numéros de suivi et informez l'entrepôt du nombre de colis attendus.

Produits incorrects

Le fournisseur envoie une couleur, un modèle ou une quantité erronés.

Solution: demander une confirmation par photo avant de valider une expédition à l'international.

Emballage du fournisseur endommagé

Le carton arrive écrasé ou mouillé.

Solution: consigner l'état des marchandises, vérifier les produits et remplacer l'emballage avant l'exportation.

Des produits soumis à des restrictions arrivent sans autorisation

Des colis contenant des piles, des liquides, des poudres ou des aimants arrivent de manière inattendue.

Solution: Veuillez vous assurer de disposer de toutes les informations nécessaires sur le produit avant de passer commande. Certains produits nécessitent des itinéraires, des documents, un emballage spécifiques ou l'accord du transporteur. Les batteries, par exemple, sont soumises à des exigences en matière de transport de marchandises dangereuses.

Le client ne répond pas

Les marchandises restent en entrepôt en attendant que celui-ci reçoive des instructions.

Prévention : surveiller WhatsApp et vos e-mails, et y répondre avant l'expiration de la période d'espace de stockage gratuit.

Exemple illustratif de réception de marchandises en entrepôt

Un acheteur international achète des accessoires pour la maison auprès de trois fournisseurs de 1688.

Le fournisseur A envoie deux cartons. Le fournisseur B envoie un sac de livraison. Le fournisseur C envoie quatre petits colis.

L'entrepôt :

  1. Reçoit les sept colis
  2. Enregistre tous les numéros de suivi nationaux
  3. Associe les colis aux acheteurs
  4. Vérifie l'emballage extérieur
  5. Ouvre les colis
  6. Vérifie la quantité, la couleur et l'état apparent
  7. Envoie des photos via WhatsApp
  8. Obtient l'accord de l'acheteur
  9. Élimine les emballages d'expédition superflus
  10. Regroupe les marchandises dans trois cartons plus résistants
  11. Enregistre le poids et les dimensions finaux
  12. Propose des options d'expédition à l'international
  13. Expédie la commande
  14. Envoie le numéro de suivi disponible

Il s'agit d'un exemple à titre indicatif. Le délai de traitement réel dépend des produits, des instructions du client et de l'itinéraire d'expédition.

Liste de contrôle pour la réception des marchandises en entrepôt en Chine

Avant d'expédier les marchandises, vérifiez que vous avez bien fourni :

Avant tout envoi à l'international, veuillez vérifier les points suivants :

Foire aux questions

La réception des marchandises à l'entrepôt comprend-elle le contrôle des produits ?

Pas automatiquement. La réception confirme l'arrivée du colis. L'inspection du produit nécessite d'ouvrir le colis et de vérifier que les caractéristiques du produit correspondent bien à ce qui a été convenu.

Comment saurai-je quand le colis arrivera ?

L'entrepôt peut envoyer un message de réception, un bon de réception ou une photo du colis via WhatsApp ou par e-mail.

Plusieurs fournisseurs de 1688 peuvent-ils utiliser la même adresse d'entrepôt ?

Oui. Les colis doivent comporter la référence client correcte, et chaque numéro de suivi national doit être communiqué à l'entrepôt.

L'entrepôt peut-il renvoyer les marchandises au fournisseur ?

Oui, à condition que le fournisseur ait validé le retour et que le client indique l'adresse de retour correcte ainsi que les instructions nécessaires. Des frais de transport et de manutention liés au retour sur le territoire national peuvent s'appliquer.

Puis-je stocker des produits dans l'entrepôt en attendant d'autres commandes ?

Oui, sous réserve de la période de stockage gratuit offerte par l'entrepôt et des frais éventuels applicables au-delà de cette période.

Le fait que la marchandise arrive à l'entrepôt garantit-il une expédition à l'international ?

Non. Le produit doit tout de même respecter les règles du transporteur, les exigences en matière d'exportation et la réglementation d'importation du pays de destination.

L'entrepôt peut-il expédier directement à mon client ?

Une livraison internationale ou en porte-à-porte (DDP) peut être proposée, en fonction du produit et de la destination.

Dois-je vérifier chaque colis ?

Une inspection est vivement recommandée lorsque la précision, l'état ou la valeur commerciale du produit revêtent une importance particulière. Le niveau d'inspection requis dépend du risque et de la complexité de la commande.

Conclusion

Le service de réception en entrepôt en Chine offre aux acheteurs internationaux un point de contrôle entre la livraison par le fournisseur national et l'expédition internationale.

Le processus commence avant même que la commande ne soit passée. L'acheteur doit vérifier que le produit est éligible, obtenir l'adresse exacte de l'entrepôt et s'assurer que chaque colis comporte une référence client identifiable.

À son arrivée, l'entrepôt enregistre le colis, vérifie son état extérieur et l'attribue au bon client. Le colis peut ensuite être ouvert, inspecté et photographié afin d'envoyer une confirmation via WhatsApp.

Une fois validées, les marchandises provenant de plusieurs fournisseurs peuvent être stockées, regroupées, reconditionnées et préparées en vue de leur livraison au transitaire de l'acheteur ou vers une destination internationale.

Un processus de réception bien géré améliore la visibilité, réduit les problèmes d'identification des colis et permet aux acheteurs de remédier aux problèmes apparents liés aux fournisseurs avant que leurs marchandises ne quittent la Chine.

1688 Delivery est un service indépendant d'entreposage et d'expédition géré par VANTAGE WORLDWIDE TRADING LIMITED. Il n'est ni affilié à 1688.com, au groupe Alibaba, à Pinduoduo ni à leurs sociétés apparentées, et ne bénéficie d'aucun soutien officiel de leur part.

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