Si vous achetez auprès de plusieurs fournisseurs sur 1688, le suivi des commandes ne représente que la moitié du travail. Le plus difficile est souvent de déterminer quel numéro de suivi 1688 correspond à quel colis une fois que les marchandises commencent à arriver dans votre entrepôt en Chine.
Un fournisseur peut diviser une même commande en trois colis. Un autre peut regrouper plusieurs produits sous un seul numéro de suivi national. Certains colis peuvent arriver le lundi, tandis que les autres parviennent à l'entrepôt deux jours plus tard.
Le moyen le plus simple de maîtriser cette situation consiste à noter le numéro de suivi, le nom du fournisseur, le numéro de commande 1688 et le nombre de cartons prévu avant que chaque envoi n'arrive à l'entrepôt. Lorsque l'entrepôt réceptionne un colis, ces informations peuvent être recoupées avec le bon de réception.
Cela revêt une importance particulière lorsque vous vous approvisionnez auprès de plusieurs fournisseurs et que vous prévoyez de regrouper toutes vos commandes en un seul envoi international.
Que permet réellement de suivre un numéro de suivi 1688 ?
Une fois que le fournisseur a expédié vos marchandises en Chine, la commande se voit généralement attribuer un numéro de suivi national.
Ce montant couvre généralement le trajet :
Fournisseur 1688 → Entrepôt en Chine
Il peut être émis par des transporteurs tels que SF Express, ZTO, YTO, Yunda, STO, JD Logistics ou tout autre service de livraison national chinois.
Ce n'est pas forcément le même numéro que vous utiliserez une fois que les marchandises auront quitté la Chine.
Une fois que votre entrepôt aura regroupé et expédié le colis à l'international, vous recevrez peut-être un nouveau numéro de suivi du fret ou du « dernier kilomètre ».
Pour suivre le parcours d'un colis national, les acheteurs peuvent également utiliser des outils logistiques officiels tels que le Service de suivi logistique Cainiao, qui permet de suivre les colis sur les principaux réseaux de commerce en ligne et de messagerie.
En ce qui concerne la réception en entrepôt, cependant, l’essentiel n’est pas simplement de savoir si le colis est en mouvement.
Ce qu'il faut savoir à quel colis correspond ce numéro de suivi ?.
Comment associer un numéro de suivi 1688 à un colis en entrepôt
Le meilleur moment pour organiser ces informations, c'est avant l'arrivée des marchandises.
Pour chaque livraison d'un fournisseur, tenez un registre simple contenant les informations suivantes :
- Numéro de commande 1688
- Nom du fournisseur
- Service de livraison national
- Numéro de suivi 1688
- Nombre de cartons prévus
- Brève description du produit
- Statut de réception en entrepôt
Une feuille de base peut se présenter comme suit :
| Commande | Fournisseur | Numéro de suivi | Nombre de cartons prévu | État des stocks |
|---|---|---|---|---|
| Commande A | Fournisseur A | SF123456 | 1 | Reçu |
| Ordonnance B | Fournisseur B | Théorème de Young n° 234567 | 2 | 1 sur 2 reçu |
| Ordonnance C | Fournisseur C | ZTO345678 | 1 | En transit |
| Ordonnance D | Fournisseur D | Diamant jaune 456789 | 3 | 3 sur 3 reçus |
Lorsqu'un colis arrive à l'entrepôt, le personnel peut comparer l'étiquette du transporteur avec le numéro que vous avez fourni.
Si le numéro de suivi correspond, le colis peut alors être associé au bon client et à la bonne commande.
En cas de non-correspondance, l'entrepôt devra peut-être vérifier des informations supplémentaires telles que :
- nom de l'expéditeur ou du fournisseur ;
- référence du destinataire ;
- code d'entrepôt du client ;
- numéro de commande ;
- type de produit ;
- quantité par carton.
Le numéro de suivi constitue donc la référence principale, mais il ne doit pas être la seule référence.
Pourquoi une commande One 1688 peut-elle comporter plusieurs numéros de suivi ?
Une source fréquente de confusion consiste à penser qu’une commande donne toujours lieu à un seul colis.
Dans la pratique, ce n'est souvent pas le cas.
Le fournisseur effectue ses livraisons par lots
Certains articles peuvent être disponibles immédiatement, tandis que d'autres sont encore en cours de fabrication ou en cours de réapprovisionnement.
Plutôt que d'attendre que la commande soit complète, le fournisseur peut envoyer d'abord les articles disponibles.
Par exemple :
- Numéro de suivi A — premier envoi
- Numéro de suivi B — stock restant
- Numéro de suivi C — article de remplacement
Il se peut donc que votre entrepôt ne reçoive qu'une partie de la commande le premier jour.
Les marchandises sont expédiées depuis différents entrepôts
Certains vendeurs disposent de stocks dans plusieurs villes chinoises.
Un article peut être expédié depuis Guangzhou tandis qu'un autre est expédié depuis Yiwu.
Ces deux produits peuvent faire partie de la même commande 1688, mais disposer de numéros de suivi distincts.
Une commande importante est répartie dans plusieurs cartons
Les commandes en gros nécessitent souvent plusieurs cartons.
Un fournisseur peut attribuer un numéro à chaque carton, ou plusieurs numéros de carton pour un même envoi.
Avant de considérer que la commande est complète, demandez au fournisseur :
Combien de cartons avez-vous expédiés ?
Cette question s'avère souvent plus utile que de simplement demander le numéro de suivi.
Un numéro de suivi peut également correspondre à plusieurs cartons
La situation inverse se produit également.
Un transporteur peut regrouper plusieurs colis en un seul envoi et leur attribuer un numéro de suivi unique.
Par exemple :
SF123456
pourrait signifier :
- Carton 1 sur 3
- Carton n° 2 sur 3
- Carton 3 sur 3
Si vos informations ne mentionnent que le numéro de suivi, vous pourriez penser que la livraison est terminée alors que seules deux colis sont arrivés.
Pour les commandes importantes, veillez à toujours noter :
numéro de suivi + quantité prévue de cartons
Ce petit détail permet d'éviter un nombre surprenant de litiges dans les entrepôts.
Où trouver le numéro de suivi sur 1688 ?
Une fois que le fournisseur a expédié la commande, les informations logistiques apparaissent généralement dans les détails de la commande.
En principe, vous devriez voir s'afficher :
- société de livraison ;
- numéro de suivi national ;
- date d'expédition ;
- état actuel de la livraison.
Ne confondez pas le numéro de suivi avec le numéro de commande 1688.
Le numéro de commande identifie la transaction d'achat.
Le numéro de suivi permet d'identifier le colis physique qui circule au sein du réseau du transporteur.
Cette différence prend toute son importance lorsqu'une commande est fractionnée en plusieurs colis.
Que se passe-t-il une fois qu'un colis arrive à l'entrepôt ?
Un coursier qui apporte livré Cela ne signifie pas toujours que le colis a déjà été entièrement traité par l'entrepôt.
Il y a généralement deux événements distincts :
Livraison par coursier
et
Réception des marchandises à l'entrepôt
Une fois que le livreur a livré le colis, l'entrepôt peut encore devoir :
- le décharger ;
- scanner l'étiquette d'expédition ;
- correspondre au numéro de suivi ;
- identifier le client ;
- enregistrer le colis ;
- le photographier ou l'examiner ;
- le mettre en entrepôt.
C'est pourquoi il peut y avoir un léger décalage entre le statut indiqué par le transporteur et celui du système de l'entrepôt.
Si votre commande 1688 indique que le colis est arrivé à l'entrepôt, vérifiez d'abord si le numéro de suivi figure déjà dans le registre de réception de l'entrepôt.
Sinon, vérifiez les délais de livraison et les informations relatives au transporteur avant de considérer le colis comme perdu.
Autre texte : Plusieurs colis provenant de fournisseurs de 1688 sont triés et scannés à leur arrivée dans un entrepôt en Chine
Le système indique que la livraison a eu lieu en 1688, mais l'entrepôt n'en a aucune trace
C'est l'une des questions les plus fréquentes que posent les acheteurs.
Cela ne signifie pas pour autant que le colis a été perdu.
Il existe plusieurs autres explications plus plausibles.
Le colis attend d'être enregistré
Pendant les périodes de forte affluence à la réception, il se peut que le colis se trouve déjà dans l'entrepôt, mais qu'il soit encore en attente d'être scanné ou d'être attribué à un client.
Le fournisseur a utilisé des coordonnées de destinataire erronées
Si le fournisseur a oublié votre référence client ou votre code d'entrepôt, le personnel risque de ne pas savoir immédiatement à qui appartient le colis.
Le numéro de suivi national revêt une importance particulière dans ce cas de figure.
Le fournisseur a envoyé un numéro de suivi erroné
Il arrive parfois que les fournisseurs indiquent un numéro obsolète ou copient le numéro d'un autre envoi.
Vérifiez si l'historique de suivi indique bien que la livraison a été effectuée dans la ville et à l'adresse correctes de l'entrepôt.
Seule une partie de la livraison est arrivée
Si le fournisseur a fractionné une commande en plusieurs colis, il se peut que le premier colis apparaisse comme livré alors que les autres sont encore en cours d'acheminement.
C'est pourquoi, dans la mesure du possible, il convient de vérifier l'état des stocks au niveau des cartons plutôt qu'au niveau des commandes.
Comment un entrepôt chinois identifie vos colis 1688
Un entrepôt bien organisé utilise généralement plusieurs références simultanément.
Numéro de suivi national
C'est souvent le moyen le plus rapide de faire correspondre un colis livré par coursier à la fiche client existante.
Référence client ou code d'entrepôt
De nombreux entrepôts attribuent un identifiant unique à chaque client.
Si possible, veuillez indiquer ce code dans les informations relatives au destinataire lors de vos commandes.
Informations sur les fournisseurs
Le nom de l'expéditeur, le nom de l'entreprise ou le numéro de téléphone peuvent aider à confirmer l'origine du colis.
Numéro de commande 1688
Cela fournit une référence supplémentaire lors de la vérification de l'achat, même si celle-ci n'apparaît pas toujours clairement sur l'étiquette d'expédition physique.
Informations sur le produit
Si le colis ne peut toujours pas être identifié, le personnel peut comparer le type de produit, la quantité ou l'emballage attendus avec les informations fournies par l'acheteur.
C'est pourquoi il est bien plus efficace d'envoyer les informations relatives à l'envoi avant son arrivée que d'essayer d'identifier un colis inconnu par la suite.
Une fiche de suivi pratique pour plusieurs fournisseurs 1688
Il n'est pas nécessaire d'utiliser un logiciel coûteux pour gérer dix ou vingt livraisons de fournisseurs.
Un tableur suffit souvent.
| Champ | Exemple |
|---|---|
| Numéro de commande 1688 | Référence de la commande |
| Fournisseur | Nom du fournisseur |
| Produit | Brève description |
| Coursier | SF / ZTO / YTO |
| Numéro de suivi | Numéro de suivi national |
| Nombre de cartons prévu | 1, 2, 3… |
| Réception en entrepôt | Oui / Non / Partiellement |
| Inspection | En cours / Terminé |
| Consolidation | En attente / Prêt |
| Suivi international | Ajouté après l'expédition |
Mettez à jour la feuille chaque fois qu'un fournisseur effectue une livraison.
Dès que l'entrepôt confirme la réception, marquez immédiatement cet envoi.
Cela s'avère particulièrement utile lorsque vous attendez les derniers colis (un ou deux) avant d'organiser leur regroupement.
Quelles informations devez-vous transmettre à l'entrepôt ?
Pour chaque envoi 1688 reçu, fournissez suffisamment d'informations pour que l'entrepôt puisse identifier le colis sans avoir à deviner.
Dans l'idéal, veuillez inclure :
- nom du client ou référence d'entrepôt ;
- nom du fournisseur ;
- Numéro de commande 1688 ;
- société de livraison ;
- Numéro de suivi 1688 ;
- nombre prévu de cartons ;
- brève description des marchandises ;
- instructions d'inspection, le cas échéant.
Par exemple :
Fournisseur : Fournisseur A de Guangzhou
Numéro de suivi : SF123456789
Nombre de cartons prévu : 2
Marchandises : Accessoires pour téléphones
Inspection : Vérifier la quantité et les éventuels dommages visibles sur le carton
C'est bien plus utile que d'envoyer un message disant :
“ Je vais recevoir un colis. ”
Pourquoi il est important de faire correspondre les colis avant le regroupement
C'est lorsque vous achetez auprès de plusieurs fournisseurs que l'on se rend vraiment compte de l'intérêt des numéros de suivi.
Supposons que cinq fournisseurs expédient des marchandises vers le même entrepôt.
Quatre livraisons arrivent.
Le cinquième est toujours en transit.
Si le regroupement des colis est effectué trop tôt, il se peut que ce colis manquant doive être expédié séparément par la suite.
Cela peut signifier :
- des frais de traitement supplémentaires ;
- une autre expédition internationale ;
- coût total de transport plus élevé ;
- formalités douanières supplémentaires ;
- retard dans la livraison finale.
Avant de valider le regroupement, comparez votre fiche de suivi avec la liste de réception de l'entrepôt.
Vérifiez que :
- chaque fournisseur a expédié ;
- tous les numéros de suivi attendus ont été reçus ;
- les quantités par carton correspondent ;
- l'inspection requise est terminée ;
- Aucun colis n'est actuellement en cours de transit sur le territoire national.
Ce n'est qu'à ce moment-là que l'envoi devrait normalement passer aux étapes de reconditionnement et d'expédition à l'international.
Erreurs courantes concernant les numéros de suivi 1688
La plupart des problèmes de suivi ne sont pas dus à des difficultés logistiques complexes. Ils sont généralement liés à des informations manquantes.
Enregistrer le numéro de commande, mais pas le numéro de suivi
Le numéro de commande vous indique ce que vous avez acheté.
Cela ne vous indique pas quel colis est arrivé.
Enregistrez les deux.
Partir du principe qu’un fournisseur correspond à un carton
Demandez toujours combien de cartons ont été effectivement expédiés.
Envoi des informations de suivi après l'arrivée du colis
Si l'entrepôt dispose déjà d'un carton non identifié, son identification manuelle prend plus de temps.
Dans la mesure du possible, envoyez ce numéro avant votre arrivée.
Combiner le suivi national et international
Veillez à les présenter dans des colonnes distinctes.
Le numéro de téléphone fixe comprend généralement :
fournisseur → entrepôt en Chine
Le numéro international commence généralement par :
entrepôt → destination à l'étranger
Regrouper les colis avant l'arrivée du dernier
Un entrepôt ne peut regrouper que les marchandises qu'il a effectivement reçues.
Vérifiez d'abord tous les numéros de suivi attendus.
Numéro de suivi national vs numéro de suivi international
Ces numéros correspondent à différentes parties de l'envoi.
| Type de suivi | Objectif principal |
|---|---|
| Numéro de suivi national 1688 | Fournisseur de l'entrepôt en Chine |
| Numéro de suivi international | De l'entrepôt en Chine au pays de destination |
| Numéro de suivi du dernier tronçon | Livraison locale après l'arrivée |
Selon l'itinéraire d'expédition, le numéro de suivi international et celui du « dernier kilomètre » peuvent être identiques ou changer au cours du transport.
L'important pour les acheteurs de 1688 est de bien distinguer l'expédition effectuée par le fournisseur national de l'expédition internationale qui suivra.
Une fois que plusieurs colis nationaux ont été regroupés dans un seul carton ou un seul envoi de fret, les numéros 1688 d'origine ne correspondent plus à la configuration finale du colis.
Ce qu'il faut vérifier lorsqu'un colis arrive à l'entrepôt
La réception des marchandises à l'entrepôt devrait donner lieu à une vérification rapide plutôt qu'à une demande d'expédition immédiate.
Confirmer :
- Est-ce bien le numéro de suivi ?
- Combien de cartons le fournisseur a-t-il envoyés ?
- Avez-vous bien reçu tous les cartons ?
- Un autre numéro de suivi est-il toujours en cours d'acheminement ?
- Le colis reçu provient-il bien du fournisseur prévu ?
- Une inspection est-elle toujours nécessaire ?
- Y a-t-il d'autres commandes auprès d'autres fournisseurs qui sont encore en cours d'acheminement ?
Pour les acheteurs qui ont recours à la consolidation, cette vérification revêt une importance particulière.
Le fait qu'un colis soit livré à l'entrepôt ne signifie pas nécessairement que l'intégralité de la commande est prête à quitter la Chine.
Conclusion
La manière la plus simple de gérer plusieurs commandes 1688 consiste à considérer chaque envoi physique comme une entrée distincte.
Enregistrez le numéro de suivi 1688, le nom du fournisseur, le numéro de commande et la quantité prévue de cartons avant que le colis n'arrive dans votre entrepôt en Chine. Comparez ensuite ces informations avec le registre de réception de l'entrepôt à l'arrivée de chaque colis.
Cela permet de repérer plus facilement les envois fractionnés, de retracer plus facilement les cartons non identifiés et de sécuriser considérablement le regroupement des colis.
Avec un seul fournisseur, vous pouvez peut-être tout gérer de mémoire.
Avec dix fournisseurs et vingt colis entrants, un registre de suivi bien tenu vous fait gagner un temps considérable et peut éviter qu’un carton entier ne soit oublié.
En savoir plus :
Agent d'achat 1688 + livraison DDP : la manière la plus simple d'importer depuis la Chine